Tính năng
Cả văn phòng chạy trên đây.
Visatory là hệ thống cho cả công ty, không phải một công cụ quản lý pipeline gắn thêm phần kế toán. Dưới đây là những gì thực sự có bên trong.
01
Pipeline
Từ liên hệ đầu tiên đến ngày học sinh nhập học, gom về một chỗ cả đội cùng nhìn thấy.
Lead và lịch theo dõi
Lead từ form website, khách quen giới thiệu, hội chợ du học và sub-agent. Mỗi lead một người phụ trách, một giai đoạn và một ngày gọi lại. Lịch quá hạn hiện ngay trên dashboard.
Hồ sơ học sinh
Thông tin hộ chiếu, quá trình học, điểm thi tiếng Anh, nước và kỳ nhập học dự định, nguồn tài chính và toàn bộ người giám hộ, kèm ghi chú tư vấn đi cùng.
Người giám hộ và học sinh vị thành niên
Phụ huynh và người bảo trợ là hồ sơ đầy đủ. Học sinh dưới mười tám tuổi mà chưa có người giám hộ trong dữ liệu thì không nộp hồ sơ được.
Bảng theo dõi hồ sơ nộp trường
Trạng thái do hệ thống kiểm soát, không phải một ô để gõ tay. Chưa đủ điều kiện thì không nộp được, và hệ thống liệt kê rõ còn thiếu gì: giấy tờ chưa có, tệp bị gắn cờ, chưa có người giám hộ.
Danh mục trường và chương trình
Học phí, điều kiện đầu vào, kỳ nhập học, khả năng chuyển tín chỉ và ngày kiểm tra lại gần nhất của từng chương trình, để không ai báo mức phí của năm ngoái.
Checklist giấy tờ
Yêu cầu riêng cho từng hồ sơ. Miễn được, nhưng phải nêu lý do, để ngoại lệ nằm trong hồ sơ chứ không nằm trong trí nhớ.
Website công ty
Ba mẫu giao diện dựng trên cùng một bộ khối nội dung, kèm form nhận lead đổ thẳng vào pipeline. Dùng được tên miền riêng.
02
Visa
Bốn điểm đến được dựng thành bốn quy trình thực sự khác nhau, và sửa được khi quy định thay đổi.
Lộ trình mốc theo từng nước
Mỹ (I-20, phí SEVIS, DS-160, phỏng vấn), Anh (CAS, chứng minh sinh hoạt phí, phụ phí y tế), Canada (thư mời nhập học, thư xác nhận của tỉnh bang, lấy sinh trắc học) và Úc (CoE, bản khai Genuine Student).
Người phụ trách và ngày đến hạn
Mỗi bước cho biết đang chờ ai: văn phòng công ty, học sinh, trường hay cơ quan nhà nước. Ngày đến hạn tính ra từ bước liền trước.
Mẫu lộ trình sửa được
Quy định có thể đổi giữa kỳ nhập học. Sửa một lộ trình thì hồ sơ mới đi theo lộ trình mới, còn hồ sơ đang chạy giữ nguyên lộ trình cũ.
Lý do từ chối ghi nguyên văn
Nộp lại được hay không phụ thuộc vào đúng câu chữ trong thư từ chối, nên nội dung được ghi nguyên văn thay vì thuật lại theo trí nhớ sáu tuần sau.
03
Tiền
Phần các công ty hay mất dấu nhất, và cũng là phần nuôi mọi thứ còn lại.
Hoa hồng phải thu
Ghi nhận theo bảng mức hoa hồng của từng trường ngay khi học sinh nhận lời, chờ qua census date, rồi xuất hoá đơn và đối chiếu với số tiền thực nhận.
Chia hoa hồng với sub-agent
Khoản phải trả gắn thẳng vào khoản phải thu, nên công ty không bao giờ nợ đối tác một khoản mà mình chưa nhận được.
Hoá đơn và khoản thu của học sinh
Phí dịch vụ, tiền cọc và biên nhận, kèm sổ quỹ cho văn phòng.
Biểu phí dịch vụ
Công bố kèm chính sách hoàn tiền và có đánh phiên bản, nên mỗi lần công bố cho học sinh đều trỏ đúng phiên bản mà học sinh đó đã đọc.
04
Hồ sơ
Bằng chứng tự đầy lên trong lúc làm việc, nên về sau lấy ra chỉ là một lần tải xuống chứ không phải hai tuần.
Nguồn gốc giấy tờ
Mỗi tệp đến từ đâu đều được ghi ngay lúc tải lên, kèm mã kiểm tra: học sinh, người giám hộ, trực tiếp từ trường, hay sub-agent.
Kiểm tra tính xác thực
Đánh dấu một giấy tờ đã xác minh là thao tác riêng, do một người có tên cụ thể thực hiện và nêu rõ đã kiểm tra bằng cách nào. Gắn cờ thì không bao giờ xoá dữ liệu.
Hợp đồng có đánh phiên bản
Hợp đồng với học sinh, với trường và với sub-agent, kèm bản đã ký và đúng phiên bản mẫu mà bên ký đã đọc.
Khiếu nại và biện pháp khắc phục
Một khiếu nại không đóng lại được nếu chưa ghi rõ điều gì đã thay đổi sau đó. Đó mới là phần người rà soát đọc.
Nhật ký đồng ý và cung cấp thông tin
Một bản ghi những gì học sinh đã cho phép, và một bản ghi riêng về những gì thực sự đã gửi, gửi cho ai, vào lúc nào.
Bộ hồ sơ chỉ một thao tác
Chọn một khoảng thời gian rồi xuất hồ sơ học sinh, hợp đồng, bản công bố, khiếu nại, khảo sát và đào tạo thành một bộ duy nhất kèm bản kê.
05
Nền tảng
Những quyết định nằm bên dưới, càng dùng lâu càng thấy quan trọng.
Mỗi công ty một cơ sở dữ liệu
Dữ liệu của công ty nằm trong cơ sở dữ liệu riêng, không nằm chung một bảng với một cột ghi tên công ty. Xoá một công ty là xoá nguyên cơ sở dữ liệu, chứ không phải mong bộ lọc chạy đúng.
Chi nhánh và phân quyền
Nhiều văn phòng, phạm vi hiển thị theo chi nhánh, và các vai trò sửa được: tư vấn viên, chuyên viên visa, kế toán, marketing.
Đăng nhập không mật khẩu
Một mã sáu chữ số gửi qua email. Không có gì để ghi lên giấy dán màn hình, không có gì phải bàn giao khi ai đó nghỉ việc, và cũng không có mật khẩu nào để rò rỉ.
Nhật ký thao tác đọc được
Ai sửa gì, lúc nào. Lưu lâu hơn vòng đời của chính hồ sơ mà nó ghi lại, và xuất kèm bộ hồ sơ.