Hồ sơ
Visatory là CRM cho công ty du học và định cư, dựng theo hướng: việc làm hằng ngày chính là hồ sơ. Ghi chú tư vấn, giấy tờ, hồ sơ nộp trường, các bước visa, hợp đồng và hoa hồng đều nằm trên cùng một hồ sơ học sinh, kèm ngày và tên người làm. Không có hệ thống thứ hai nào phải nhớ cập nhật.
Phần mềm không làm cho một công ty tuân thủ quy định, và Visatory cũng không nói vậy. Trách nhiệm tuân thủ là của công ty. Việc phần mềm làm là giữ lại hồ sơ, kèm ngày tháng và tên người, để công ty chứng minh được mình đã làm những gì.
Nhật ký hồ sơ
STU-2026-0412Mỗi dòng do một người đang làm việc của mình ghi lại, không phải do ai đó chuẩn bị trước cho một đợt rà soát.
Sáu màn hình, bên dưới là một hồ sơ. Không ai phải nhập hai lần, và về sau không phải dựng lại gì cả, vì không có gì bị để ở chỗ khác.
01
Hộ chiếu, quá trình học, chứng chỉ tiếng Anh, nước dự định đi và ngân sách nằm chung một trang. Ghi chú nào cũng có ngày và tên người viết.
02
Mỗi kỳ nhập học một bảng: đã chọn trường, đã nộp, có offer, đã đóng cọc. Mỗi lần chuyển bước là một dòng trên hồ sơ, nên chạy pipeline đến đâu là có lịch sử đến đó.
03
Tệp nào tải lên cũng được ghi mã kiểm tra, kèm nguồn gốc và người đã đối chiếu. Bảng điểm và bản dịch luôn đi cùng nhau.
04
Mẫu các mốc visa cho Mỹ, Anh, Canada và Úc. Mỗi bước ghi rõ là việc của công ty, của học sinh hay của trường, nên tắc ở đâu là biết tên ở đó.
05
Mẫu có phiên bản, bản đã ký và ngày hết hạn. Kèm theo là ghi nhận từng học sinh đã xem biểu phí phiên bản nào.
06
Khoản phải thu từ lúc có offer, qua census date, đến khi tiền về, cùng phần chia cho sub-agent gắn ngay trên hồ sơ đó thay vì nằm trong một file Excel.
Vẫn hồ sơ đó trả lời những câu mà một đơn vị đánh giá, một trường đối tác hay ban lãnh đạo công ty sẽ hỏi. Không phải chuẩn bị gì, vì câu trả lời đã được ghi ngay lúc làm việc.
01
Công ty phải là một doanh nghiệp có thật và vận hành nghiêm túc. Mọi khoản tiền học sinh nhìn thấy phải rõ ràng: biểu phí đọc là hiểu, chính sách hoàn tiền nói thẳng, và không có khoản nào phát sinh sau khi việc đã xong.
Trong Visatory
02
Những gì công ty nói với học sinh phải đúng sự thật. Quảng cáo trung thực, tài liệu của trường chỉ dùng khi được cho phép, không mô tả sai chương trình hay kết quả. Sub-agent nói gì thay công ty thì công ty chịu trách nhiệm đến đó.
Trong Visatory
03
Học sinh và gia đình phải được tư vấn đầy đủ trước khi quyết định, và được hỗ trợ sau đó. Hồ sơ phải giữ kín. Học sinh dưới 18 tuổi phải có phụ huynh hoặc người giám hộ tham gia.
Trong Visatory
04
Công ty phải có hợp đồng bằng văn bản với những trường mình gửi học sinh đến. Các trường đó phải đúng như họ tự nhận. Và giấy tờ nộp thay học sinh phải là giấy tờ thật.
Trong Visatory
05
Phải có một quy trình nội bộ thật sự để xử lý khiếu nại, và khiếu nại phải dẫn tới thay đổi trong cách công ty làm việc. Vế sau mới là phần người rà soát đọc kỹ.
Trong Visatory
Phần lớn chuyện hỏng trước một đợt rà soát không đến từ quyết định của ai cả. Chỉ là một cái mốc đã trôi qua.
Hồ sơ học sinh được giữ trong khoảng thời gian công ty đặt, tính từ lần cuối có người tác động lên hồ sơ chứ không phải từ ngày tạo. Phần mềm không cho xoá hồ sơ còn trong hạn, và cho biết ngày nào thì xoá được.
Bằng chứng cho thấy học sinh và đối tác hài lòng, thu theo mốc: sau khi nhập cảnh, sau khi kết thúc dịch vụ. Hồ sơ tự đầy lên mà không ai phải đi đòi.
Hợp đồng với trường có thời hạn. Hợp đồng với sub-agent cũng vậy. Cả hai đều được nhắc trước khi hết hiệu lực, thay vì đến giữa đợt rà soát mới phát hiện.
Đào tạo về đạo đức nghề nghiệp và về chính thủ tục định cư đang tư vấn. Chứng chỉ lưu kèm ngày hết hạn và được nhắc trước.
Học phí và điều kiện đầu vào năm nào cũng đổi. Một chương trình chưa kiểm tra lại trong mười hai tháng là đang báo giá của năm ngoái, và danh mục ghi rõ điều đó ngay trên bản ghi.
Không phải chuyện hồ sơ, nhưng là thứ âm thầm làm mất một suất nhập học. Gắn cờ từ sáu tháng trước, và chuyển sang mức khẩn khi còn dưới ba tháng.