So sánh
Vận hành trung tâm du học bằng Excel
Phần lớn trung tâm du học bắt đầu bằng Excel và nhiều nơi nên ở lại đó. Trang này nói về những thời điểm cụ thể mà Excel ngừng hiệu quả, và làm sao biết bạn đã tới đó chưa.
Excel làm tốt hơn ở chỗ nào
Toàn bộ năm đầu tiên. Không tốn tiền, ai cũng đã biết dùng, không cần cấu hình gì trước khi bắt đầu có ích, và nó chứa được mọi hình thù thông tin bạn nghĩ ra lúc bốn giờ chiều.
Nó cũng nhanh hơn mọi phần mềm ở đúng việc trung tâm làm nhiều nhất: mở một danh sách ra và sắp xếp. Tư vấn viên muốn xem tất cả học sinh đi Canada kỳ tháng Chín, sắp theo đã đóng cọc, mất khoảng sáu giây. Không phần mềm nào nhanh hơn, và phần mềm nào bảo là nhanh hơn thì thường đã giấu cái danh sách đó sau ba tầng bộ lọc.
Ai nói với bạn rằng Excel sai ngay từ ngày đầu thì người đó đang bán hàng.
Chỗ nó ngừng hiệu quả
- 01
Hai người cùng mở một file
File chia sẻ chịu được hai tư vấn viên. Hiếm khi chịu được năm người, cộng một bạn làm visa bán thời gian, cộng một chủ trung tâm sắp xếp lại các cột vào Chủ nhật. Sự cố không ồn ào - không có gì sập cả. Một dòng bị ghi đè, ba tuần sau không ai nhận ra, và ngày đóng cọc của một học sinh giờ đã sai mà không cách nào biết trước đó nó là gì.
- 02
Gia đình thắc mắc về điều đã được nói
Phụ huynh bảo họ được hứa là phí đã bao gồm lệ phí visa. Tư vấn viên của bạn nhớ khác. Excel giữ giá trị hiện tại của mọi ô và không giữ lịch sử của ô nào, nên không có gì để mở ra xem. Thứ giải quyết được chuyện này là bản ghi về việc đã cho ai xem gì vào lúc nào - đó là một loại dữ liệu khác hẳn, không phải một cột bạn quên thêm.
- 03
Hạn chót không tự nhắc bạn
CAS hết hạn. Thư xác nhận của tỉnh bang hết suất. Hộ chiếu của một em hết hạn sớm hơn ngày kết thúc khóa học bốn tháng. Mỗi thứ đều biết trước được và không thứ nào nhìn thấy trong một bảng hai trăm dòng, trừ khi có người mở ra xem đúng hôm đó. Việc khó không phải là ghi ngày tháng; việc khó là được báo.
- 04
Hoa hồng từ mười một trường
Một trường trả theo ca nhập học, một trường trả phần trăm sau ngày chốt sĩ số, một trường trả làm hai đợt, và một trường vừa chuyển thiếu bốn trăm đô không kèm giải thích. Đối soát chỗ đó bằng Excel làm được, và mất một cuối tuần mỗi tháng. Con số không ai có là con số quan trọng nhất: ngay lúc này bạn đang được nợ bao nhiêu, ai nợ, và khoản nào đã quá hạn.
Đặt cạnh nhau
| Việc bạn đang làm | Excel | Visatory |
|---|---|---|
| Mở danh sách ra, sắp xếp | Ngay lập tức, và nhanh hơn phần lớn phần mềm | Nhanh, có bộ lọc lưu sẵn cho từng tư vấn viên |
| Hai người sửa cùng lúc | Ổn cho tới khoảng năm người | Mỗi thay đổi thuộc về một người và được ghi lại |
| Học sinh này đã được nói gì, khi nào | Không được ghi | Dòng thời gian theo từng học sinh, gồm cả câu về phí mà họ đã đọc |
| Được cảnh báo trước hạn chót | Phải có người mở ra xem | Các mốc có người phụ trách và cảnh báo khi một mốc nằm im quá lâu |
| Hoa hồng đang được nợ, trên nhiều trường | Đối soát tay hằng tháng | Sổ theo dõi: dự tính, đã chốt, đã xuất hoá đơn, đã nhận |
| Hồ sơ cho một kỳ đánh giá kiểm định | Gom lại trong tuần trước đó | Lưu sẵn trong lúc làm, xuất ra thành một bộ |
| Một tư vấn viên nghỉ việc | File của họ và trí nhớ của họ nghỉ theo | Hồ sơ nằm trong hệ thống; bàn giao chỉ là đổi người phụ trách |
| Chi phí | Gần như bằng không | Từ 49 đô một tháng |
Khi nào bạn nên ở lại với Excel
Nếu bạn đưa đi dưới khoảng hai mươi học sinh một năm, với một hoặc hai tư vấn viên, và chưa có tổ chức kiểm định nào hỏi bạn hồ sơ, thì Excel đúng là công cụ phù hợp và một khoản thuê bao chỉ là chi phí không đổi lại được gì.
Điều đó cũng đúng nếu vấn đề của bạn là chưa đủ học sinh. Phần mềm không tạo ra học sinh. Trung tâm nào mua CRM với hy vọng nó chữa được chuyện thiếu nguồn khách là đã mua nhầm thứ, và khoảng bốn tháng sau sẽ tự nói cho bạn biết điều đó.
Thời điểm nên chuyển không phải là một con số học sinh. Đó là lần đầu tiên bạn không trả lời được một câu hỏi về chính hồ sơ của mình: gia đình này đã được nói gì, lần cuối mình giục việc này là khi nào, trường kia còn nợ bao nhiêu.
Chuyển sang thì thực sự phải làm gì
Chính file Excel của bạn là định dạng nhập liệu. Tải lên, ghép cột một lần, và các dòng vào hệ thống kèm những gì bạn đã ghi; phần nào không ghép được sẽ nằm ở ghi chú chứ không bị bỏ đi.
Phần tốn thời gian thật không phải là dữ liệu, mà là quyết định ai phụ trách học sinh nào và các giai đoạn của bạn gọi tên là gì. Với phần lớn trung tâm đó là một buổi chiều, và đó là việc sớm muộn gì bạn cũng phải làm.
Thử với chính file của bạn
Đăng ký dùng thử và nhập chính file của bạn ngay ngày đầu: công cụ nhập đọc được Excel và CSV, tự khớp cột theo tiêu đề tiếng Việt hoặc tiếng Anh, và liệt kê từng dòng không dùng được kèm lý do. Bản demo là một workspace thật với học sinh hư cấu bên trong. Hoặc mang một bản sao file Excel của bạn tới một buổi trao đổi, chúng tôi sẽ nói thật xem bạn đã đến lúc cần chuyển hay chưa.