ความสามารถ
ทุกอย่างที่สำนักงานใช้เดินงาน
Visatory เป็นระบบเดียวสำหรับทั้งเอเจนซี่ ไม่ใช่เครื่องมือจัดการไปป์ไลน์ที่เอาโปรแกรมบัญชีมาต่อพ่วงไว้ ข้างล่างนี้คือสิ่งที่มีอยู่จริงในระบบ
01
ไปป์ไลน์
ตั้งแต่วันที่ติดต่อเข้ามาครั้งแรก จนถึงวันที่นักเรียนลงทะเบียนเรียน อยู่ในที่เดียวที่ทั้งทีมมองเห็น
ลีดและการติดตาม
ลีดจากฟอร์มบนเว็บไซต์ การบอกต่อ งานแฟร์การศึกษา และซับเอเย่นต์ แต่ละรายมีคนรับผิดชอบ ขั้นตอนที่อยู่ และวันติดตาม รายที่เลยวันติดตามจะขึ้นมาบนแดชบอร์ด
โปรไฟล์นักเรียน
ข้อมูลหนังสือเดินทาง ประวัติการศึกษา คะแนนสอบภาษาอังกฤษ ประเทศและรอบรับสมัครที่ตั้งใจไว้ แหล่งเงินทุน และผู้ปกครองทุกคน พร้อมบันทึกการแนะแนวที่ผูกอยู่กับแต่ละเรื่อง
ผู้ปกครองและผู้เยาว์
บิดามารดาและผู้สนับสนุนค่าใช้จ่ายมีข้อมูลของตัวเองเต็มรูปแบบ นักเรียนอายุต่ำกว่าสิบแปดปียื่นใบสมัครไม่ได้ ถ้ายังไม่มีผู้ปกครองอยู่ในระบบ
กระดานใบสมัคร
เป็นสถานะที่มีเงื่อนไขจริง ไม่ใช่ช่องข้อความให้พิมพ์อะไรก็ได้ ถ้ายังยื่นไม่ได้ ระบบจะปฏิเสธพร้อมบอกว่าต้องแก้อะไร ทั้งเอกสารที่ยังขาด ไฟล์ที่ถูกตั้งข้อสังเกต หรือผู้ปกครองที่ยังไม่มี
ฐานข้อมูลสถาบันและหลักสูตร
ค่าเล่าเรียน เกณฑ์รับเข้า รอบรับสมัคร การเทียบโอนหน่วยกิต และวันที่ตรวจสอบข้อมูลหลักสูตรครั้งล่าสุด จะได้ไม่มีใครไปบอกค่าเล่าเรียนของปีที่แล้ว
เช็กลิสต์เอกสาร
ข้อกำหนดแยกรายใบสมัคร ยกเว้นได้แต่ต้องระบุเหตุผล ข้อยกเว้นจึงถูกบันทึกไว้ ไม่ใช่อาศัยความจำ
02
วีซ่า
สี่ปลายทางที่วางไว้เป็นคนละกระบวนการอย่างที่มันต่างกันจริง และแก้ไขได้เมื่อกฎขยับ
เส้นทางหมุดหมายแยกรายประเทศ
สหรัฐอเมริกา (I-20, ค่าธรรมเนียม SEVIS, DS-160, สัมภาษณ์) สหราชอาณาจักร (CAS, เงินสำรองค่าครองชีพ, ค่าธรรมเนียมบริการสุขภาพ) แคนาดา (หนังสือตอบรับ, หนังสือรับรองจากรัฐ, การเก็บไบโอเมตริกซ์) และออสเตรเลีย (CoE, คำชี้แจงความเป็นนักเรียนที่แท้จริง)
คนรับผิดชอบและวันครบกำหนด
ทุกขั้นบอกว่ากำลังรอใครอยู่ สำนักงานของคุณ ตัวนักเรียน สถาบัน หรือหน่วยงานรัฐ และบอกว่าครบกำหนดวันไหน โดยคำนวณต่อจากขั้นก่อนหน้า
เทมเพลตที่แก้ไขได้
รัฐบาลเปลี่ยนข้อกำหนดกลางรอบรับสมัคร เมื่อคุณแก้เส้นทาง เคสใหม่จะเดินตามเส้นทางที่แก้แล้ว ส่วนเคสที่เดินอยู่ยังใช้เส้นทางเดิมที่เริ่มไว้
เหตุผลการปฏิเสธเก็บไว้ทุกตัวอักษร
การยื่นใหม่ขึ้นอยู่กับถ้อยคำที่แน่นอนในหนังสือปฏิเสธ ระบบจึงเก็บไว้ตามที่เขียนมาจริง ไม่ใช่ให้มานั่งเรียบเรียงจากความจำอีกหกสัปดาห์ให้หลัง
03
เงิน
ส่วนที่เอเจนซี่ตามไม่ทันบ่อยที่สุด และเป็นส่วนที่จ่ายค่าใช้จ่ายทุกอย่าง
ค่าคอมมิชชันค้างรับ
ตั้งยอดประมาณการจากตารางอัตราของแต่ละสถาบันตั้งแต่วันที่นักเรียนตอบรับ พักไว้จนผ่านวัน census date แล้วออกใบแจ้งหนี้และกระทบยอดกับเงินที่เข้ามาจริง
การแบ่งส่วนกับซับเอเย่นต์
ยอดค้างจ่ายผูกกับยอดค้างรับ คุณจึงไม่มีทางติดหนี้คู่ค้าในเงินก้อนที่ตัวเองยังไม่ได้รับ
ใบแจ้งหนี้และการชำระเงินของนักเรียน
ค่าบริการ เงินมัดจำ และใบเสร็จ พร้อมสมุดเงินสดของสำนักงาน
ตารางค่าธรรมเนียม
ประกาศพร้อมนโยบายคืนเงิน และมีเลขฉบับกำกับ การเปิดเผยต่อนักเรียนแต่ละคนจึงชี้กลับไปที่ฉบับที่นักเรียนคนนั้นได้เห็นจริง
04
บันทึกหลักฐาน
หลักฐานก่อตัวขึ้นเองจากงานที่ทำอยู่แล้ว พอถึงเวลาต้องใช้จึงเป็นแค่การกดดาวน์โหลด ไม่ใช่งานสองสัปดาห์
ที่มาของเอกสาร
ทุกไฟล์มาจากไหน จากนักเรียน จากผู้ปกครอง จากสถาบันโดยตรง หรือจากซับเอเย่นต์ บันทึกไว้ตั้งแต่ตอนอัปโหลด พร้อมค่า checksum ของไฟล์
การตรวจสอบความแท้ของเอกสาร
การกดว่าเอกสารผ่านการตรวจแล้วเป็นการกระทำอีกครั้งแยกต่างหาก โดยคนที่ระบุชื่อไว้ และต้องระบุด้วยว่าตรวจด้วยวิธีไหน การตั้งข้อสังเกตไม่เคยลบอะไรทิ้ง
สัญญาที่มีเลขฉบับกำกับ
สัญญากับนักเรียน กับสถาบัน และกับซับเอเย่นต์ แนบฉบับที่ลงนามไว้ด้วย พร้อมเลขฉบับเทมเพลตที่ผู้ลงนามได้เห็นจริง
ข้อร้องเรียนและการแก้ไข
ข้อร้องเรียนจะปิดไม่ได้ ถ้ายังไม่บันทึกว่าเรื่องนี้ทำให้อะไรเปลี่ยนไปบ้าง ซึ่งเป็นส่วนที่ผู้ตรวจประเมินอ่านจริง
บันทึกความยินยอมและการเปิดเผยข้อมูล
ชุดหนึ่งบันทึกว่านักเรียนอนุญาตอะไรไว้ อีกชุดแยกต่างหากบันทึกว่าส่งอะไรออกไปจริง ส่งให้ใคร และส่งเมื่อไหร่
ชุดหลักฐานในคลิกเดียว
เลือกช่วงวันที่ แล้วส่งออกแฟ้มนักเรียน สัญญา การเปิดเผยข้อมูล ข้อร้องเรียน แบบสำรวจ และประวัติการอบรม เป็นชุดเดียวพร้อมสารบัญ
05
การเติบโต
เครื่องมือที่พานักเรียนเข้ามา และเครื่องมือที่ทำให้ครอบครัวรู้ความคืบหน้าตลอด
เว็บไซต์เอเจนซี่
สามเทมเพลตบนระบบบล็อกเนื้อหาชุดเดียว พร้อมฟอร์มรับลีดที่ส่งเข้าไปป์ไลน์ตรง ๆ ใช้โดเมนของคุณเองได้
แคมเปญและการวางแผนคอนเทนต์
แคมเปญอีเมลถึงกลุ่มลีดและนักเรียนที่คุณเลือก พร้อมปฏิทินคอนเทนต์สำหรับโพสต์และข่าวสารที่เดินคู่กันไป
ที่ปรึกษา AI
Claude จับคู่หลักสูตรจากฐานข้อมูลของคุณ ซ้อมสัมภาษณ์วีซ่า และอธิบายขั้นตอนให้ผู้ปกครองฟังด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย ให้ความเห็นต่อเรียงความแนะนำตัวได้ แต่ปฏิเสธที่จะเขียนให้
การขาย eSIM
เครดิตเติมเงินล่วงหน้าใช้ซื้อแพ็กเกจเน็ตสำหรับวันที่ไปถึง และคิวอาร์โค้ดถึงมือนักเรียนก่อนขึ้นเครื่อง
06
รากฐาน
การตัดสินใจที่อยู่ข้างล่าง ซึ่งยิ่งใช้นานยิ่งเห็นความสำคัญ
หนึ่งเอเจนซี่ หนึ่งฐานข้อมูล
ข้อมูลของคุณอยู่ในฐานข้อมูลของตัวเอง ไม่ใช่ในตารางร่วมที่มีคอลัมน์คอยระบุว่าแถวไหนเป็นของคุณ การลบเอเจนซี่คือการลบฐานข้อมูลทั้งชุด ไม่ใช่การภาวนาว่าตัวกรองจะทำงานถูก
สาขาและบทบาทผู้ใช้
หลายสำนักงาน มองเห็นข้อมูลแยกตามสาขา และแก้บทบาทได้เอง ทั้งที่ปรึกษาแนะแนว เจ้าหน้าที่วีซ่า ฝ่ายบัญชี และฝ่ายการตลาด
เข้าสู่ระบบโดยไม่ต้องมีรหัสผ่าน
ใช้รหัสหกหลักที่ส่งทางอีเมล ไม่มีอะไรให้จดแปะไว้ข้างจอ ไม่มีอะไรต้องส่งต่อเมื่อมีคนลาออก และไม่มีค่าแฮชรหัสผ่านให้รั่ว
ประวัติการแก้ไขข้อมูลที่อ่านรู้เรื่อง
ใครแก้อะไร แก้เมื่อไหร่ เก็บไว้นานกว่าอายุของข้อมูลที่มันบันทึกถึง และส่งออกไปพร้อมชุดหลักฐาน