功能
办公室运转要用的，都在这里。
Visatory 是给整个机构用的一套系统，不是在财务软件上拼一个客户管理模块。以下是里面实际有的东西。
01
业务流程
从第一次咨询到学生注册入学，集中在一处，全团队都看得到。
线索与跟进
网站表单、转介绍、教育展和二级代理送来的咨询，每条都有负责人、阶段和跟进日期。逾期的跟进会在仪表盘上标出来。
学生档案
护照信息、教育经历、语言成绩、目标国家与入学季、资金来源，以及每一位监护人。相应的顾问记录跟在一起。
监护人与未成年学生
父母和资助人是独立的记录对象。未满十八周岁的学生，档案里没有监护人就递交不了申请。
申请看板
这是一台真正的状态机，不是一个随手填的状态栏。条件不齐时递交会被拦下，并列出要补什么：缺的文件、被标记的文件、没登记的监护人。
院校与专业库
学费、入学要求、入学季、学分转换，以及每个专业最近一次核实的日期。不会再有人报去年的费用。
文件清单
按申请设定材料要求，说明理由后可以豁免。例外被记下来，而不是靠人记住。
02
签证
四个目的地按其确实不同的流程分别建模，规则一变就能改。
分国别节点流程
美国（I-20、SEVIS 费、DS-160、面签）、英国（CAS、生活费资金证明、医疗附加费）、加拿大（录取通知书、省级认证信 PAL、生物信息采集）、澳大利亚（CoE、真实学生陈述）。
负责人与到期日
每一步都写明在等谁：贵机构、学生、院校，还是政府部门。到期日由上一步推算。
可编辑的模板
政府会在申请季中途改要求。改完一条流程，新案例照新的走，正在办的仍按开始时那条。
逐字记录的拒签理由
再次申请靠的是拒签信的原话，所以按原文录下来，而不是六周后凭记忆复述。
03
资金
机构最容易漏掉的部分，也是支撑其余一切的部分。
应收佣金
学生确认接受 offer 时，按各院校费率表预估，保留到 census date 之后，再开票，并与实际到账金额核对。
二级代理分成
应付款和应收款绑在一起。钱没收到，就不会先欠合作方。
学生账单与收款
服务费、押金和收据，另有一本办公室现金账。
收费表
连同退款政策一起发布，并带版本号。每一份学生告知都指向该学生当时看到的那一版。
04
记录
证据在日常工作里顺手攒下，日后出具是一次下载，不是两周。
文件来源
每份文件从哪来：学生、监护人、院校直接给的，还是二级代理送的。上传时记录，并附校验值。
真实性核验
把文件标记为已核验是一步单独的操作，由具名的人完成，并写明怎么核的。标记异常从不删除任何东西。
带版本的协议
与学生、院校和二级代理签的合同，附已签副本，以及签署方当时看到的模板版本。
投诉与整改措施
不写清楚由此改了什么，投诉就结不了案。审核者读的正是这一段。
授权与披露台账
一份记学生同意了什么，另一份单独记实际发出了什么、发给谁、什么时候发的。
一键记录归档包
选好日期区间，把学生档案、协议、告知、投诉、调查和培训记录导成一个包，附清单。
05
增长
把学生带进来的工具，以及让家长一直知情的工具。
机构网站
同一套区块系统上的三套模板，表单直接落进业务流程。可以用自己的域名。
营销活动与内容计划
按线索和学生分群发邮件，配一份内容日历，安排前后的推文和更新。
AI 顾问
Claude 从贵机构的专业库里匹配专业、演练签证面签，用通俗的话向家长解释流程。它会对个人陈述提意见，但拒绝代写。
eSIM 销售
预付余额可买落地用的流量包，二维码在学生登机前送到。
06
底层设计
下面这些决定，用得越久越要紧。
一家机构一个数据库
贵机构的数据放在自己的数据库里，不是共享表里靠一个字段区分。删除一家机构就是删掉一个数据库，不用指望过滤条件没写错。
分支机构与角色
多个办公室按分支机构划分可见范围。角色可以自己改：顾问、签证专员、会计、市场。
无密码登录
邮箱收六位验证码。没有要写在便签上的东西，员工离职时没有要交接的东西，也没有会泄露的密码哈希。
看得懂的操作日志
谁在什么时候改了什么。保存时间长于它所描述的那条记录，并随记录归档包一起导出。