기능
사무실이 돌아가는 데 필요한 것이 모두 들어 있습니다.
Visatory는 회계 프로그램에 영업 관리 도구를 덧붙인 물건이 아니라, 회사 전체를 굴리는 하나의 시스템입니다. 아래가 실제로 들어 있는 내용입니다.
01
파이프라인
첫 문의부터 학생이 등록하는 날까지, 팀 전체가 한곳에서 봅니다.
리드와 후속 연락
홈페이지 양식, 소개, 유학 박람회, 서브에이전트에서 들어온 문의마다 담당자와 단계, 후속 연락일이 붙습니다. 기한이 지난 후속 연락은 대시보드에 뜹니다.
학생 프로필
여권 정보, 학력, 영어 성적, 희망 국가와 인테이크, 자금 출처, 보호자까지 상담 기록과 함께 한자리에 남습니다.
보호자와 미성년 학생
부모와 후원자도 독립된 기록입니다. 만 18세 미만 학생은 보호자가 등록돼 있지 않으면 원서를 접수할 수 없습니다.
원서 진행 보드
상태를 자유롭게 적는 칸이 아니라 단계 전이가 정해진 상태 머신입니다. 제출이 막힐 때는 고쳐야 할 항목이 함께 뜹니다. 미제출 서류, 이상 표시된 파일, 등록되지 않은 보호자 같은 것입니다.
학교·과정 목록
학비, 입학 요건, 인테이크, 학점 인정 여부, 그리고 과정별 최종 확인 날짜까지 담습니다. 작년 학비를 안내하는 일이 없어집니다.
서류 점검표
원서별로 필요한 서류를 걸어 두고, 사유를 적으면 면제할 수 있습니다. 예외가 기억이 아니라 기록으로 남습니다.
02
비자
네 나라를 실제로 다른 절차 그대로 구현했고, 규정이 움직이면 손볼 수 있습니다.
국가별 단계 절차
미국(I-20, SEVIS 비용, DS-160, 인터뷰), 영국(CAS, 생활비 증빙, 의료 부담금), 캐나다(입학 허가서, 주정부 확인서, 생체 정보 등록), 호주(CoE, 진정한 학생 진술서)입니다.
담당자와 기한
단계마다 지금 누구를 기다리는지 표시합니다. 귀사 사무실일 수도, 학생일 수도, 학교나 정부 기관일 수도 있습니다. 기한은 직전 단계를 기준으로 잡힙니다.
고칠 수 있는 템플릿
정부는 인테이크 도중에도 요건을 바꿉니다. 절차를 고치면 새 건은 고친 절차를 따르고, 진행 중인 건은 시작할 때의 절차를 그대로 씁니다.
원문 그대로 남기는 거절 사유
재신청은 거절 통지의 문구 하나에 좌우됩니다. 그래서 6주 뒤 기억에 기대 요약하지 않고, 쓰여 있는 그대로 옮겨 둡니다.
03
자금
회사가 가장 자주 놓치는 부분이자, 나머지 전부를 먹여 살리는 부분입니다.
수수료 미수금
학생이 진학을 확정하면 학교별 요율표로 예상액을 잡고, census date가 지날 때까지 보류했다가, 청구하고 실제 들어온 금액과 맞춰 봅니다.
서브에이전트 배분
미지급금이 미수금에 묶여 있어, 아직 받지 못한 돈을 파트너에게 먼저 빚지는 일이 없습니다.
학생 청구서와 입금
서비스 수수료, 예치금, 영수증을 관리하고 사무실용 현금출납장을 함께 둡니다.
요금표
환불 규정과 함께 게시하고 판본을 남깁니다. 학생별 고지는 그 학생이 실제로 본 판본을 가리킵니다.
04
기록
증빙이 일하는 과정에서 부산물로 쌓이므로, 나중에 내놓는 일이 2주가 아니라 내려받기가 됩니다.
서류 출처
파일마다 어디서 왔는지 남깁니다. 학생인지, 보호자인지, 학교에서 직접 온 것인지, 서브에이전트를 거친 것인지를 업로드하는 순간 체크섬과 함께 기록합니다.
진위 확인
서류를 확인 완료로 표시하는 일은 이름이 남는 사람이 확인 방법까지 밝히며 따로 하는 행위입니다. 이상 표시는 어떤 것도 지우지 않습니다.
판본이 남는 계약서
학생, 학교, 서브에이전트와 맺은 계약을 서명본과 함께 보관하고, 서명한 사람이 실제로 본 템플릿 판본까지 남깁니다.
민원과 시정 조치
그 결과로 무엇이 바뀌었는지 적지 않으면 민원을 종결할 수 없습니다. 심사자가 실제로 읽는 대목이 바로 여기입니다.
동의와 제공 대장
학생이 무엇을 허락했는지가 한 기록이고, 실제로 무엇을 누구에게 언제 보냈는지가 따로 한 기록입니다.
클릭 한 번으로 만드는 기록 묶음
기간을 고르면 학생 파일, 계약서, 고지, 민원, 설문, 교육 이력이 목록이 붙은 묶음 하나로 나갑니다.
05
성장
학생을 데려오는 도구와, 가족에게 소식을 계속 전하는 도구입니다.
회사 홈페이지
블록 구조 하나 위에 템플릿 세 가지를 얹었고, 상담 문의 양식은 파이프라인으로 바로 들어옵니다. 쓰던 도메인을 그대로 연결하면 됩니다.
캠페인과 콘텐츠 계획
리드와 학생을 그룹으로 나눠 이메일 캠페인을 보내고, 그 주변의 게시물과 소식은 콘텐츠 캘린더에 배치합니다.
AI 상담사
Claude가 귀사의 학교 목록에서 과정을 찾고, 비자 인터뷰를 연습시키고, 학부모에게 절차를 쉬운 말로 설명합니다. 자기소개서에는 의견을 주고, 대신 써 달라는 요청은 거절합니다.
eSIM 판매
선불 잔액으로 도착 후 쓸 데이터 상품을 사고, QR 코드는 탑승 전에 학생에게 갑니다.
06
기반
겉으로 잘 드러나지 않는 결정들이고, 오래 쓸수록 크게 다가옵니다.
회사마다 별도의 데이터베이스
귀사의 데이터는 전용 데이터베이스에 있습니다. 회사 이름이 적힌 열로 구분되는 공용 테이블이 아닙니다. 계정을 지운다는 것은 데이터베이스 하나를 지운다는 뜻이지, 필터가 제대로 걸렸기를 바라는 일이 아닙니다.
지점과 역할
사무실이 여러 곳이면 지점별로 열람 범위를 나누고, 역할도 직접 고칩니다. 상담사, 비자 담당, 회계, 마케팅처럼 씁니다.
비밀번호 없는 로그인
이메일로 오는 여섯 자리 코드로 들어옵니다. 메모지에 적을 것도, 퇴사할 때 넘길 것도 없고, 유출될 비밀번호 해시도 없습니다.
읽을 수 있는 감사 기록
누가 언제 무엇을 바꿨는지를 그 대상 기록보다 오래 보관하고, 기록 묶음과 함께 내보냅니다.