機能
事務所を動かすものが、すべて入っています。
Visatory は会計ソフトに案件管理を継ぎ足したものではありません。エージェント全体をひとつのシステムで動かします。以下が実際に入っている機能です。
01
パイプライン
最初の問い合わせから入学の日まで、チーム全員が見えるひとつの場所にまとまります。
リードとフォロー
ウェブフォーム、紹介、留学フェア、サブエージェントからの問い合わせに、担当者、段階、フォロー日が付きます。期日を過ぎたフォローはダッシュボードに出ます。
学生プロフィール
パスポート情報、学歴、英語試験のスコア、志望国とインテーク、資金の出どころ、保護者。カウンセリング記録も同じ場所に残ります。
保護者と未成年
保護者と経費支弁者は独立した記録として扱います。18歳未満の学生は、保護者の登録がないかぎり出願を提出できません。
出願ボード
自由記述のステータス欄ではなく、実際のステートマシンです。提出は差し戻され、直すべき点が一覧で出ます。未提出の書類、注意フラグの付いたファイル、未登録の保護者などです。
取扱校とコースの一覧
学費、出願要件、インテーク、単位互換、コースごとの最終確認日を持ちます。昨年度の費用を伝えてしまう事故を防げます。
書類チェックリスト
出願ごとの必要書類です。理由を付けて免除でき、例外が記憶ではなく記録として残ります。
02
ビザ
4つの渡航先を、実際に異なる手続きとして作り込んでいます。規則が動けば編集できます。
国別の工程表
米国（I-20、SEVIS 費用、DS-160、面接）、英国（CAS、生活資金、医療付加金）、カナダ（入学許可書、州の証明書、生体情報の登録）、オーストラリア（CoE、真正な学生であることの申告）。
担当者と期日
各工程が誰の対応待ちかが分かります。自社、学生、学校、あるいは政府機関です。期日は前の工程を起点に算出されます。
編集できるテンプレート
政府はインテークの途中でも要件を変えます。工程を編集すれば、新規案件は新しい工程に従い、進行中の案件は開始時の工程を保ちます。
不許可理由は原文のまま
再申請の成否は、不許可通知の文言そのものに左右されます。だから六週間後に記憶から言い換えるのではなく、書かれたとおりに記録します。
03
お金
エージェントがもっとも見失いやすく、そして事業を支えている部分です。
コミッションの売掛
学生が進学を決めた時点で、学校別の料率表から見込みを立てます。センサス日を過ぎるまで保留し、請求し、実際の入金と照合します。
サブエージェントとの配分
買掛は売掛に紐づきます。受け取っていないお金を提携先に負うことはありません。
学生への請求と入金
サービス料、デポジット、領収書。事務所用の出納帳も付きます。
料金表
返金規定とともに公開し、版を管理します。学生への開示は、その学生が実際に見た版を指します。
04
記録
証拠は日々の仕事の副産物として積み上がります。後から出すのは二週間の作業ではなく、ダウンロードです。
書類の出所
各ファイルがどこから来たかを、アップロード時にチェックサムとともに記録します。学生か、保護者か、学校から直接か、サブエージェント経由かです。
真正性の確認
書類を確認済みにするのは、氏名の残る担当者が確認方法を明記して行う別の操作です。注意フラグを立てても、何も削除されません。
版を管理する契約書
学生、学校、サブエージェントとの契約です。署名済みの写しと、署名者が実際に見たテンプレートの版を保持します。
苦情と是正措置
結果として何が変わったかを書かないかぎり、苦情は完了にできません。審査担当者が実際に読むのは、その部分です。
同意と開示の台帳
学生が何を許可したかの記録と、実際に何を誰にいつ送ったかの記録を、別々に持ちます。
ワンクリックの記録パック
期間を選べば、学生ファイル、契約書、開示、苦情、アンケート、研修記録を、目録付きの1パックとして書き出せます。
05
集客
学生を呼び込む道具と、家族に情報を届け続ける道具です。
自社ウェブサイト
ひとつのブロック構造の上に3種類のテンプレートがあります。リードフォームからの問い合わせはパイプラインに直接入ります。自社ドメインも使えます。
キャンペーンとコンテンツ計画
リードと学生のセグメントに向けたメール配信です。周辺の投稿や案内を並べるコンテンツカレンダーも付きます。
AI カウンセラー
Claude は取扱校リストからコースを照合し、ビザ面接の練習に付き合い、手続きを平易な言葉で保護者に説明します。志望理由書には助言し、代筆は断ります。
eSIM の販売
前払い残高で到着後のデータプランを購入できます。QR コードは搭乗前に学生へ届きます。
06
土台
表に出にくい設計上の判断です。長く使うほど効いてきます。
エージェントごとのデータベース
貴社のデータは専用のデータベースにあります。社名の列で区別された共有テーブルではありません。エージェントの削除はデータベースの削除です。絞り込みが効いていることを祈る作業ではありません。
拠点と権限
複数拠点の可視範囲を拠点ごとに設定できます。役割も編集できます。カウンセラー、ビザ担当、経理、マーケティングなどです。
パスワードのないログイン
メールで届く6桁のコードで入ります。付箋に書くものはなく、退職時に引き継ぐものもなく、漏えいするパスワードハッシュもありません。
読める監査証跡
誰がいつ何を変えたかを、対象の記録より長く保持します。記録パックと一緒に書き出せます。