01
지배구조와 비용
회사가 실체가 있고 제대로 굴러가는 사업체인지, 그리고 학생이 보는 금액이 투명한지입니다. 읽을 수 있는 요금표, 분명하게 적힌 환불 규정, 나중에 튀어나오는 청구가 없다는 점입니다.
Visatory에서는
- 환불 규정을 붙인 판본별 요금표
- 학생이 본 판본을 가리키는 학생별 고지 기록
- 직원 기록, 역할, 지점 구조
- 누가 언제 무엇을 바꿨는지 남은 감사 로그
기록
학생 한 명에 기록 하나, 일하는 그 자리에서 쓰입니다.
Visatory는 유학·이민 컨설팅 회사를 위한 CRM입니다. 하루의 업무가 그대로 기록이 되도록 만들었습니다. 상담 메모, 서류, 원서, 비자 단계, 계약서, 수수료가 모두 같은 학생 파일에 날짜와 담당자 이름과 함께 남습니다. 누군가 갱신을 기억해야 하는 두 번째 시스템은 없습니다.
소프트웨어가 회사를 규정에 맞게 만들어 주지는 못하며, Visatory도 그렇게 말하지 않습니다. 규정을 지키는 책임은 귀사에 있습니다. 이 제품이 하는 일은 날짜와 이름이 붙은 기록을 남겨, 귀사가 한 일을 그대로 보여 줄 수 있게 하는 것입니다.
기록 이력
STU-2026-0412- Enquiry capturedWebsite form
- Counselling note addedMai
- Passport uploaded · checksum recordedStudent
- Application submittedHuy
- Offer receivedSchool
- Agreement signed · fee schedule v3Student
모든 줄은 자기 일을 하던 사람이 남긴 것입니다. 심사에 대비해 누군가 나중에 채워 넣은 것이 아닙니다.
실무진이 매일 여는 화면입니다.
화면은 여섯 개, 그 아래는 하나의 기록입니다. 두 번 입력하는 사람이 없고, 나중에 다시 짜맞출 것도 없습니다. 애초에 다른 곳에 둔 적이 없기 때문입니다.
01
학생 파일
여권, 학력, 영어 성적, 목표 국가, 예산이 한 화면에 있습니다. 모든 메모에 날짜와 작성자 이름이 붙습니다.
02
원서
인테이크마다 보드 하나. 후보 학교, 접수, 오퍼, 예치금. 단계를 옮길 때마다 기록의 이벤트가 되므로, 타임라인은 파이프라인을 돌린 결과로 남습니다.
03
서류
올린 파일마다 체크섬이 남고, 출처와 확인한 사람이 함께 기록됩니다. 성적증명서와 번역본은 서로 묶인 채로 유지됩니다.
04
비자 건
미국, 영국, 캐나다, 호주의 단계 템플릿. 각 단계의 담당이 귀사인지 학생인지 학교인지 정해져 있어, 멈추면 누구에게서 멈췄는지 드러납니다.
05
계약과 수수료표
버전이 있는 템플릿, 서명본, 만료일. 그리고 그 학생이 실제로 본 수수료표가 몇 번째 버전이었는지 한 명씩 기록됩니다.
06
수수료
오퍼에서 census date를 지나 입금까지 미수금을 따라가고, 서브에이전트 배분도 스프레드시트가 아니라 같은 기록에 붙습니다.
누군가 보여 달라고 할 때.
같은 기록이 심사 기관이나 협력 대학, 혹은 귀사의 이사회가 언젠가 물을 것에 답합니다. 준비할 것은 없습니다. 답은 일하던 그때 이미 쓰였습니다.
02
모집의 정직성
회사가 학생에게 하는 말이 사실인지입니다. 정직한 홍보, 허락받은 범위에서만 쓰는 학교 자료, 과정이나 결과를 부풀리지 않는 것, 그리고 서브에이전트가 귀사 이름으로 한 말까지 책임지는 것입니다.
Visatory에서는
- 학교별 서면 승인과 그 유효 기간을 담은 홍보 자료 보관함
- 학비, 입학 요건, 정보 확인 날짜가 붙은 학교·과정 목록
- 계약서, 교육, 배경 확인 날짜를 담은 서브에이전트 명부
- 고지할 수 있도록 학교별로 적어 둔 수수료 조건
03
학생과 가족 응대
학생과 가족이 결정을 내리기 전에 제대로 안내받고 그 뒤에도 지원받았는지, 기록이 밖으로 새지 않는지, 만 18세 미만 학생에게 부모나 보호자가 함께했는지입니다.
Visatory에서는
- 대화가 오간 날짜로 학생에게 붙어 남는 상담 기록
- 동의 대장, 그리고 실제로 무엇을 누구에게 보냈는지 적는 별도의 제공 대장
- 보호자 기록. 보호자가 없는 미성년 학생은 원서 접수가 막힙니다
- 도착 후와 서비스 종료 후에 나가는 만족도 설문
04
학교·제휴처 관계
학생을 보내는 학교와 서면 계약이 있는지, 그 학교가 스스로 밝힌 대로의 기관인지, 학생을 대신해 낸 서류가 진짜인지입니다.
Visatory에서는
- 템플릿 판본과 양측 서명본까지 보관한 계약서
- 학교마다 붙는 인증 기관과 확인 날짜, 그리고 해당 국가의 인가 번호
- 서류마다 남는 출처와 진위 확인, 그리고 확인에 쓴 방법
05
민원과 해결
민원을 다루는 내부 절차가 실제로 있는지, 그리고 심사자가 정작 읽는 대목인데, 그 민원이 회사의 일하는 방식을 바꾸는 데까지 갔는지입니다.
Visatory에서는
- 분류, 심각도, 담당자, 날짜를 담은 민원 대장
- 민원을 종결하기 전에 반드시 채워야 하는 시정 조치 항목
- 어느 기간이든 기록 묶음으로 나가는 전체 이력
이 시계들은 지켜보지 않아도 돌아갑니다.
심사 전에 어긋나는 일의 대부분은 누가 내린 결정이 아닙니다. 그냥 지나가 버린 날짜입니다.
기록 보존 기간
학생 기록은 귀사가 정한 기간 동안 보관합니다. 기준은 만든 날이 아니라 파일의 마지막 활동일입니다. 기간이 남은 기록은 삭제를 거부하고, 언제부터 지울 수 있는지 날짜를 알려 줍니다.
만족도 기록
학생과 제휴처가 만족했다는 증빙을 도착 후, 서비스 종료 후처럼 정해진 계기에 모읍니다. 따로 쫓아다니지 않아도 파일이 채워집니다.
계약 만료
학교 계약에는 기한이 있습니다. 서브에이전트 계약도 마찬가지입니다. 둘 다 효력이 끝나기 전에 알려 주므로, 심사 도중에 알게 되는 일이 없습니다.
직원과 서브에이전트 교육
직업 윤리 교육, 그리고 실제로 안내하고 있는 이민 절차에 대한 교육입니다. 수료증은 유효 기간과 함께 보관하고 미리 알려 줍니다.
과정 정보의 최신성
학비와 입학 요건은 해마다 바뀝니다. 12개월 안에 다시 확인하지 않은 과정은 작년 가격을 안내하고 있는 것이며, 목록이 그 사실을 해당 기록에 그대로 표시합니다.
여권 유효 기간
기록의 문제는 아니지만, 조용히 자리 하나를 날리는 문제입니다. 6개월 전에 표시하고, 3개월이 안 남으면 긴급으로 다룹니다.