บันทึกหลักฐาน
Visatory คือ CRM สำหรับเอเจนซี่แนะแนวศึกษาต่อและย้ายถิ่นฐาน ออกแบบให้งานประจำวันกลายเป็นบันทึกไปในตัว บันทึกการแนะแนว เอกสาร ใบสมัคร ขั้นตอนวีซ่า สัญญา และค่าคอมมิชชัน อยู่บนแฟ้มนักเรียนแฟ้มเดียวกัน พร้อมวันที่และชื่อผู้บันทึก ไม่มีระบบที่สองให้ใครต้องคอยจำว่าต้องอัปเดต
ซอฟต์แวร์ทำให้เอเจนซี่ปฏิบัติตามข้อกำหนดแทนคุณไม่ได้ และ Visatory ก็ไม่ได้อ้างว่าทำได้ ความรับผิดชอบตรงนั้นเป็นของคุณ สิ่งที่ระบบนี้ทำคือเก็บบันทึกไว้ให้ครบ พร้อมวันที่และชื่อคนที่เกี่ยวข้อง คุณจึงแสดงหลักฐานการทำงานของตัวเองได้
ประวัติการบันทึก
STU-2026-0412ทุกบรรทัดมาจากคนที่กำลังทำงานของตัวเอง ไม่ใช่คนที่กำลังเตรียมรับการตรวจประเมิน
หกหน้าจอ บันทึกเดียวอยู่ข้างใต้ ไม่มีใครต้องกรอกซ้ำสองรอบ และไม่ต้องย้อนกลับมาประกอบเรื่องใหม่ทีหลัง เพราะไม่เคยมีอะไรถูกเก็บไว้ที่อื่น
01
พาสปอร์ต ประวัติการศึกษา ผลสอบภาษาอังกฤษ ประเทศเป้าหมาย และงบประมาณ อยู่ในหน้าเดียว ทุกบันทึกมีวันที่และชื่อคนเขียนกำกับ
02
หนึ่งบอร์ดต่อหนึ่งอินเทค ตั้งแต่คัดเลือกโรงเรียน ยื่นใบสมัคร ได้ออฟเฟอร์ จนวางมัดจำ ทุกการขยับเป็นเหตุการณ์บนบันทึก ไทม์ไลน์จึงเกิดขึ้นเองจากการเดินไปป์ไลน์
03
ไฟล์ที่อัปโหลดทุกไฟล์มีค่าตรวจสอบกำกับ พร้อมที่มาและชื่อคนที่ตรวจแล้ว ทรานสคริปต์กับคำแปลผูกติดกันไว้เสมอ
04
เทมเพลตขั้นตอนวีซ่าของสหรัฐฯ อังกฤษ แคนาดา และออสเตรเลีย แต่ละขั้นระบุว่าเป็นหน้าที่ของเอเจนซี่ นักเรียน หรือโรงเรียน ติดตรงไหนจึงรู้ว่าติดที่ใคร
05
เทมเพลตแบบมีเวอร์ชัน สำเนาที่ลงนามแล้ว และวันหมดอายุ พร้อมบันทึกรายคนว่านักเรียนเห็นอัตราค่าบริการเวอร์ชันไหน
06
ยอดค้างรับตั้งแต่ได้ออฟเฟอร์ ผ่าน census date จนถึงวันรับเงิน พร้อมส่วนแบ่งของซับเอเย่นต์ที่ผูกกับบันทึกเดียวกัน ไม่ใช่กับสเปรดชีต
บันทึกชุดเดียวกันนี้ตอบคำถามที่ผู้ตรวจประเมิน มหาวิทยาลัยคู่สัญญา หรือคณะกรรมการของบริษัทเองจะถามในวันหนึ่ง ไม่ต้องเตรียมอะไร เพราะคำตอบถูกเขียนไว้ตั้งแต่ตอนลงมือทำงานแล้ว
01
ว่าเอเจนซี่เป็นธุรกิจที่มีอยู่จริงและบริหารอย่างมีระบบ และเงินทุกก้อนที่นักเรียนเห็นนั้นโปร่งใส มีตารางค่าธรรมเนียมที่อ่านแล้วเข้าใจ มีนโยบายคืนเงินที่เขียนไว้ชัด และไม่มีค่าใช้จ่ายที่โผล่มาทีหลัง
ใน Visatory
02
ว่าสิ่งที่เอเจนซี่บอกนักเรียนเป็นความจริง ทำการตลาดตรงไปตรงมา ใช้สื่อของสถาบันเฉพาะเมื่อได้รับอนุญาต ไม่บิดเบือนหลักสูตรหรือผลลัพธ์ และรับผิดชอบเต็มที่ต่อสิ่งที่ซับเอเย่นต์พูดในนามของคุณ
ใน Visatory
03
ว่านักเรียนและครอบครัวได้รับคำแนะนำอย่างเหมาะสมก่อนตัดสินใจ และได้รับการดูแลต่อหลังจากนั้น ว่าข้อมูลถูกเก็บเป็นความลับ และว่านักเรียนอายุต่ำกว่า 18 ปีมีบิดามารดาหรือผู้ปกครองเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย
ใน Visatory
04
ว่าคุณมีสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรกับสถาบันที่คุณส่งนักเรียนไป ว่าสถาบันเหล่านั้นเป็นอย่างที่กล่าวอ้างจริง และว่าเอกสารที่ยื่นในนามของนักเรียนเป็นเอกสารจริง
ใน Visatory
05
ว่ามีกระบวนการภายในสำหรับข้อร้องเรียนที่ใช้ได้จริง และส่วนที่ผู้ตรวจประเมินอ่านจริง คือข้อร้องเรียนนำไปสู่การเปลี่ยนวิธีทำงานของเอเจนซี่
ใน Visatory
เรื่องที่พลาดก่อนการตรวจประเมินส่วนใหญ่ ไม่ได้เกิดจากการตัดสินใจของใคร แต่เกิดจากวันที่วันหนึ่งที่เลยไปแล้ว
ข้อมูลนักเรียนถูกเก็บตามระยะเวลาที่คุณกำหนดเอง นับจากความเคลื่อนไหวล่าสุดในแฟ้ม ไม่ใช่นับจากวันที่สร้าง ระบบจะไม่ยอมให้ลบข้อมูลที่ยังอยู่ในช่วงเวลานั้น และบอกวันที่ที่ลบได้ให้ด้วย
หลักฐานว่านักเรียนและคู่ค้าพอใจ เก็บตามจังหวะที่ตั้งไว้ ทั้งหลังเดินทางถึงและหลังจบบริการ แฟ้มจึงเต็มขึ้นเองโดยไม่ต้องมีใครคอยตาม
สัญญากับสถาบันมีวันหมดอายุ สัญญากับซับเอเย่นต์ก็เหมือนกัน ทั้งสองอย่างมีการแจ้งเตือนก่อนหมดอายุ ไม่ใช่มาพบเอาตอนถูกตรวจประเมิน
การอบรมด้านจริยธรรม และด้านขั้นตอนการย้ายถิ่นฐานที่กำลังให้คำแนะนำอยู่ ใบรับรองเก็บไว้พร้อมวันหมดอายุ และแจ้งเตือนล่วงหน้า
ค่าเล่าเรียนและเงื่อนไขรับเข้าเปลี่ยนทุกปี หลักสูตรที่ไม่ได้ตรวจสอบซ้ำภายในสิบสองเดือนคือกำลังเสนอราคาของปีที่แล้ว และรายการหลักสูตรระบุเรื่องนี้ไว้บนบันทึกนั้นเอง
ไม่ใช่เรื่องเอกสารหลักฐาน แต่เป็นเรื่องที่ทำให้เสียที่เรียนไปแบบเงียบ ๆ ระบบตั้งข้อสังเกตตั้งแต่เหลือหกเดือน และขึ้นเป็นเรื่องด่วนเมื่อเหลือไม่ถึงสามเดือน
นำเข้าสเปรดชีต อัปโหลดเอกสารจริงสักสองสามฉบับ แล้วสร้างชุดหลักฐานของไตรมาสที่แล้วดู ใช้เวลาราวยี่สิบนาที และตอบคำถามได้ดีกว่าหน้านี้