บันทึกหลักฐาน
ไม่ว่าคนที่มาตรวจเอเจนซี่ของคุณจะเป็นหน่วยงานที่ให้การรับรอง มหาวิทยาลัยคู่สัญญา หน่วยงานกำกับดูแล หรือคณะกรรมการของคุณเอง ทุกฝ่ายถามคำถามห้าข้อเดิมในสำนวนที่ต่างกันไป Visatory เก็บคำตอบไว้ตั้งแต่ตอนที่ที่ปรึกษาทำงาน พอถึงเวลาต้องส่ง จึงเป็นการส่งออกข้อมูล ไม่ใช่การนั่งค้นสองสัปดาห์
ซอฟต์แวร์ทำให้เอเจนซี่ปฏิบัติตามข้อกำหนดแทนคุณไม่ได้ และ Visatory ก็ไม่ได้อ้างว่าทำได้ ความรับผิดชอบตรงนั้นเป็นของคุณ สิ่งที่ระบบนี้ทำคือเก็บบันทึกไว้ให้ครบ พร้อมวันที่และชื่อคนที่เกี่ยวข้อง คุณจึงแสดงหลักฐานการทำงานของตัวเองได้
01
ว่าเอเจนซี่เป็นธุรกิจที่มีอยู่จริงและบริหารอย่างมีระบบ และเงินทุกก้อนที่นักเรียนเห็นนั้นโปร่งใส มีตารางค่าธรรมเนียมที่อ่านแล้วเข้าใจ มีนโยบายคืนเงินที่เขียนไว้ชัด และไม่มีค่าใช้จ่ายที่โผล่มาทีหลัง
ใน Visatory
02
ว่าสิ่งที่เอเจนซี่บอกนักเรียนเป็นความจริง ทำการตลาดตรงไปตรงมา ใช้สื่อของสถาบันเฉพาะเมื่อได้รับอนุญาต ไม่บิดเบือนหลักสูตรหรือผลลัพธ์ และรับผิดชอบเต็มที่ต่อสิ่งที่ซับเอเย่นต์พูดในนามของคุณ
ใน Visatory
03
ว่านักเรียนและครอบครัวได้รับคำแนะนำอย่างเหมาะสมก่อนตัดสินใจ และได้รับการดูแลต่อหลังจากนั้น ว่าข้อมูลถูกเก็บเป็นความลับ และว่านักเรียนอายุต่ำกว่า 18 ปีมีบิดามารดาหรือผู้ปกครองเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย
ใน Visatory
04
ว่าคุณมีสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรกับสถาบันที่คุณส่งนักเรียนไป ว่าสถาบันเหล่านั้นเป็นอย่างที่กล่าวอ้างจริง และว่าเอกสารที่ยื่นในนามของนักเรียนเป็นเอกสารจริง
ใน Visatory
05
ว่ามีกระบวนการภายในสำหรับข้อร้องเรียนที่ใช้ได้จริง และส่วนที่ผู้ตรวจประเมินอ่านจริง คือข้อร้องเรียนนำไปสู่การเปลี่ยนวิธีทำงานของเอเจนซี่
ใน Visatory
เรื่องที่พลาดก่อนการตรวจประเมินส่วนใหญ่ ไม่ได้เกิดจากการตัดสินใจของใคร แต่เกิดจากวันที่วันหนึ่งที่เลยไปแล้ว
ข้อมูลนักเรียนถูกเก็บตามระยะเวลาที่คุณกำหนดเอง นับจากความเคลื่อนไหวล่าสุดในแฟ้ม ไม่ใช่นับจากวันที่สร้าง ระบบจะไม่ยอมให้ลบข้อมูลที่ยังอยู่ในช่วงเวลานั้น และบอกวันที่ที่ลบได้ให้ด้วย
หลักฐานว่านักเรียนและคู่ค้าพอใจ เก็บตามจังหวะที่ตั้งไว้ ทั้งหลังเดินทางถึงและหลังจบบริการ แฟ้มจึงเต็มขึ้นเองโดยไม่ต้องมีใครคอยตาม
สัญญากับสถาบันมีวันหมดอายุ สัญญากับซับเอเย่นต์ก็เหมือนกัน ทั้งสองอย่างมีการแจ้งเตือนก่อนหมดอายุ ไม่ใช่มาพบเอาตอนถูกตรวจประเมิน
การอบรมด้านจริยธรรม และด้านขั้นตอนการย้ายถิ่นฐานที่กำลังให้คำแนะนำอยู่ ใบรับรองเก็บไว้พร้อมวันหมดอายุ และแจ้งเตือนล่วงหน้า
ค่าเล่าเรียนและเกณฑ์รับเข้าเปลี่ยนทุกปี หลักสูตรที่ไม่ได้ตรวจสอบมาเกินสิบสองเดือน คือหลักสูตรที่กำลังบอกราคาของปีที่แล้ว ทั้งฐานข้อมูลและที่ปรึกษา AI จะขึ้นบอกไว้
ไม่ใช่เรื่องเอกสารหลักฐาน แต่เป็นเรื่องที่ทำให้เสียที่เรียนไปแบบเงียบ ๆ ระบบตั้งข้อสังเกตตั้งแต่เหลือหกเดือน และขึ้นเป็นเรื่องด่วนเมื่อเหลือไม่ถึงสามเดือน
นำเข้าสเปรดชีต อัปโหลดเอกสารจริงสักสองสามฉบับ แล้วสร้างชุดหลักฐานของไตรมาสที่แล้วดู ใช้เวลาราวยี่สิบนาที และตอบคำถามได้ดีกว่าหน้านี้