01
治理与费用
机构是一家真实且运营规范的企业，学生看到的每一笔钱都清楚：一份读得懂的收费表，一条写得明白的退款政策，以及事后不会冒出来的费用。
在 Visatory 里
- 带版本号的收费表，附退款政策
- 每位学生的告知记录，指向他当时看到的那一版
- 员工档案、角色与分支机构结构
- 记录谁在什么时候改了什么的操作日志
记录
一名学生一份记录，边做边写。
Visatory 是留学与移民机构用的 CRM。设计的出发点是：每天的工作本身就是记录。咨询记录、文件、申请、签证步骤、协议和佣金，都落在同一份学生档案上，带着日期和经办人姓名。没有第二套系统要谁记得去更新。
软件不能让一家机构变得合规，Visatory 也不这么说。合规责任在贵机构。本产品做的是把记录留住，带上日期和姓名，让贵机构拿得出自己的工作。
记录轨迹
STU-2026-0412- Enquiry capturedWebsite form
- Counselling note addedMai
- Passport uploaded · checksum recordedStudent
- Application submittedHuy
- Offer receivedSchool
- Agreement signed · fee schedule v3Student
每一行都是有人在做自己的事时写下的，不是有人为了应付检查补上的。
团队每天真正在用的界面。
六个界面，底下是同一份记录。没人需要录两遍，日后也不必再拼回什么，因为从来没有东西被放在别处。
01
学生档案
护照、学习经历、英语成绩、目标国家和预算在同一页。每条记录都带日期和撰写人。
02
申请
每个入学季一块看板：已选校、已递交、已获 offer、已交定金。每次推进都是记录上的一个事件，时间线是跑管道时自然留下的。
03
文件
每份上传都有校验值，附来源和核对人。成绩单和它的译本始终绑在一起。
04
签证
美国、英国、加拿大、澳大利亚的节点模板。每一步都标明由机构、学生还是学校负责，卡住时知道卡在谁那里。
05
协议与收费表
带版本的模板、签署件和到期日，另有逐人记录：这名学生当时看到的是哪一版收费表。
06
佣金
应收款从拿到 offer、经过 census date、到收款到账，二级代理的分成挂在同一份记录上，而不是挂在一张表格里。
有人要看的时候。
同一份记录，回答的正是评估方、合作院校或贵机构自己的董事会迟早会问的那些问题。不用准备，因为答案在干活的当时就写下了。
02
招生诚信
机构对学生说的话属实。宣传诚实，院校材料获授权后才用，不夸大专业或结果，二级代理以贵机构名义说的话也一并负责。
在 Visatory 里
- 宣传材料库，附各院校的书面授权及其有效期
- 专业库，含学费、入学要求和信息核实日期
- 二级代理名册，含协议、培训和背景审查日期
- 按院校记录的佣金条款，需要披露时拿得出来
03
学生与家庭沟通
学生和家长在做决定前得到了充分建议，之后也有人跟进，记录保持保密，未满 18 周岁的学生有父母或监护人参与。
在 Visatory 里
- 按学生留存的顾问记录，日期就是谈话当天
- 授权台账，以及单独一份披露台账，记实际发出的内容和接收方
- 监护人记录。未成年学生没有监护人时，递交会被拦下
- 抵达后和服务结束后自动触发的满意度调查
04
院校与合作方关系
贵机构与输送学生的院校订有书面协议，这些院校确如其自述，代学生递交的文件也是真的。
在 Visatory 里
- 已签协议，保留模板版本和双方签署的副本
- 每所院校的认证机构与核实日期，以及该国的办学许可编号
- 每份文件的来源与真实性核验，并记下所用方法
05
投诉与处理
内部确实有一套投诉处理流程，而且投诉真的改变了机构的做事方式。后面这一点，才是审核者真正会读的。
在 Visatory 里
- 投诉台账，含类别、严重程度、负责人和日期
- 整改措施字段，不填就无法结案
- 任意期间的完整历史，随记录归档包一并导出
没人盯着也照样在走的几个时钟。
审核前出问题的地方，多半不是谁做错了决定。是某个日期过去了。
记录保存期限
学生记录按贵机构设定的期限保存，从档案上最后一次活动起算，不是从建档那天起算。仍在期限内的记录，产品会拒绝删除，并告知哪天可以删。
满意度记录
学生和合作方是否满意，按触发条件收集：抵达之后、服务结束之后。档案因此自己就满了，不用有人去催。
协议到期
院校协议会到期，二级代理协议也会。两样都在失效前就标出来，不用等审核时才发现。
员工与二级代理培训
职业操守方面的培训，以及所建议的移民程序本身的培训。证书连同有效期一起存着，并提前预警。
专业信息的时效
学费和入学要求每年都变。十二个月内没有复核过的课程就是在报去年的价格，课程目录会直接在该条记录上说明这一点。
护照有效期
这不算记录问题，却最容易悄悄搞砸一个名额。提前六个月标记，不足三个月转为紧急。