01
治理与费用
机构是一家真实且运营规范的企业，学生看到的每一笔钱都清楚：一份读得懂的收费表，一条写得明白的退款政策，以及事后不会冒出来的费用。
在 Visatory 里
- 带版本号的收费表，附退款政策
- 每位学生的告知记录，指向他当时看到的那一版
- 员工档案、角色与分支机构结构
- 记录谁在什么时候改了什么的操作日志
记录
下一次审核，就是一次下载。
认证机构、合作大学、监管部门，还是贵机构自己的董事会，来查的人不同，问的却是同样五个问题的不同说法。Visatory 在顾问工作的同时就把答案记下来。日后出具是一次导出，不是两周的翻找。
软件不能让一家机构变得合规，Visatory 也不这么说。合规责任在贵机构。本产品做的是把记录留住，带上日期和姓名，让贵机构拿得出自己的工作。
审核者要什么，又在哪里能找到。
02
招生诚信
机构对学生说的话属实。宣传诚实，院校材料获授权后才用，不夸大专业或结果，二级代理以贵机构名义说的话也一并负责。
在 Visatory 里
- 宣传材料库，附各院校的书面授权及其有效期
- 专业库，含学费、入学要求和信息核实日期
- 二级代理名册，含协议、培训和背景审查日期
- 按院校记录的佣金条款，需要披露时拿得出来
03
学生与家庭沟通
学生和家长在做决定前得到了充分建议，之后也有人跟进，记录保持保密，未满 18 周岁的学生有父母或监护人参与。
在 Visatory 里
- 按学生留存的顾问记录，日期就是谈话当天
- 授权台账，以及单独一份披露台账，记实际发出的内容和接收方
- 监护人记录。未成年学生没有监护人时，递交会被拦下
- 抵达后和服务结束后自动触发的满意度调查
04
院校与合作方关系
贵机构与输送学生的院校订有书面协议，这些院校确如其自述，代学生递交的文件也是真的。
在 Visatory 里
- 已签协议，保留模板版本和双方签署的副本
- 每所院校的认证机构与核实日期，以及该国的办学许可编号
- 每份文件的来源与真实性核验，并记下所用方法
- 只给意见的 AI 文书会话，每次都附学生的声明
05
投诉与处理
内部确实有一套投诉处理流程，而且投诉真的改变了机构的做事方式。后面这一点，才是审核者真正会读的。
在 Visatory 里
- 投诉台账，含类别、严重程度、负责人和日期
- 整改措施字段，不填就无法结案
- 任意期间的完整历史，随记录归档包一并导出
没人盯着也照样在走的几个时钟。
审核前出问题的地方，多半不是谁做错了决定。是某个日期过去了。
记录保存期限
学生记录按贵机构设定的期限保存，从档案上最后一次活动起算，不是从建档那天起算。仍在期限内的记录，产品会拒绝删除，并告知哪天可以删。
满意度记录
学生和合作方是否满意，按触发条件收集：抵达之后、服务结束之后。档案因此自己就满了，不用有人去催。
协议到期
院校协议会到期，二级代理协议也会。两样都在失效前就标出来，不用等审核时才发现。
员工与二级代理培训
职业操守方面的培训，以及所建议的移民程序本身的培训。证书连同有效期一起存着，并提前预警。
专业信息的时效
学费和入学要求每年都在变。十二个月内没核实过的专业，报的是去年的价格。院校库和 AI 顾问都会这么标注。
护照有效期
这不算记录问题，却最容易悄悄搞砸一个名额。提前六个月标记，不足三个月转为紧急。