01
運営体制と費用
エージェントが実在し、きちんと運営されている事業体であること。学生が目にするお金が透明であること。読める料金表、平易に書かれた返金規定、そして後から現れる請求がないことです。
Visatory では
- 返金規定を添えて版を管理した料金表
- 学生が見た版を指す、学生ごとの開示記録
- スタッフの記録、役割、拠点の構成
- 誰がいつ何を変えたかの監査ログ
記録
学生ひとりにつき記録ひとつ。仕事をしながら書かれます。
Visatory は留学・移民エージェント向けの CRM です。日々の仕事がそのまま記録になるように作りました。カウンセリング記録、書類、出願、ビザの各ステップ、契約書、コミッション。すべてが同じ学生ファイルに、日付と担当者名を伴って残ります。誰かが更新を覚えておく第二のシステムはありません。
ソフトウェアがエージェントをコンプライアンス適合にすることはできませんし、Visatory もそう主張しません。責任は貴社にあります。この製品が行うのは、日付と氏名の付いた記録を残すことです。それによって、貴社は自らの仕事を示せます。
記録の履歴
STU-2026-0412- Enquiry capturedWebsite form
- Counselling note addedMai
- Passport uploaded · checksum recordedStudent
- Application submittedHuy
- Offer receivedSchool
- Agreement signed · fee schedule v3Student
どの行も、自分の仕事をしている人が書いたものです。審査に備えて誰かが後から足したものではありません。
現場が毎日開く画面です。
画面は六つ、その下にあるのは同じひとつの記録です。二度入力する人はいません。後から組み立て直すものもありません。どこか別の場所に置かれたことがないからです。
01
学生ファイル
パスポート、学歴、英語スコア、志望国、予算がひとつのページに並びます。どの記載にも日付と書いた人の名前が付きます。
02
出願
インテークごとに一枚のボード。候補校、出願済み、オファー、デポジット。動かすたびに記録上のイベントになるので、時系列はパイプラインを回した副産物として残ります。
03
書類
アップロードにはすべてチェックサムが付き、出所と確認者が残ります。成績証明書とその翻訳は互いに結び付いたままです。
04
ビザ案件
米国、英国、カナダ、オーストラリアのマイルストーンのテンプレート。各ステップの担当が自社か学生か学校かを持つので、止まったときに名前が分かります。
05
契約と料金表
版を持つテンプレート、署名済みの控え、有効期限。加えて、その学生が実際に見た料金表がどの版だったかを一人ずつ記録します。
06
コミッション
オファーからセンサス日を経て入金までの債権を追い、サブエージェントの取り分は表計算ではなく同じ記録に紐づきます。
見せてほしいと言われたときは。
同じ記録が、審査する側や提携校、あるいは自社の役員会がいずれ尋ねることに答えます。備える必要はありません。答えは仕事をしたその時に書かれています。
02
募集の誠実さ
エージェントが学生に伝える内容が事実であること。広報が誠実であること。学校の資料は許諾の範囲でのみ使うこと。コースや進路の結果を偽らないこと。そしてサブエージェントが貴社の名で語る内容にも責任を負うことです。
Visatory では
- 各学校の書面による許諾と有効期限を持つ資料ライブラリ
- 学費、出願要件、情報の確認日を備えたコース一覧
- 契約書、研修、身元確認の日付を含むサブエージェント台帳
- 開示できるよう学校ごとに記録したコミッション条件
03
学生と家族への対応
学生と家族が決断の前に十分な助言を受け、その後も支援を受けていること。記録が秘密として扱われること。そして18歳未満の学生には保護者が関わっていることです。
Visatory では
- 学生に紐づき、会話した日付で残るカウンセリング記録
- 同意の台帳と、実際に何を誰へ送ったかを残す別の開示台帳
- 保護者の記録。未登録のまま未成年の出願は提出できません
- 到着後とサービス終了後に自動で送る満足度アンケート
04
学校・提携先との関係
学生を送り出す学校と書面で契約していること。その学校が名乗るとおりの存在であること。そして学生に代わって提出する書類が本物であることです。
Visatory では
- テンプレートの版と双方署名済みの写しを残した契約書
- 各学校の認定機関と確認日、そしてその国の認可番号
- すべての書類の出所と真正性の確認、および用いた方法
05
苦情と解決
苦情に対する実効的な社内手続きがあること。そして審査担当者が実際に読む部分として、苦情がエージェントの働き方の変更につながっていることです。
Visatory では
- 分類、重大度、担当者、日付を備えた苦情台帳
- 苦情を完了にする前に必ず記入する是正措置の欄
- 任意の期間について、記録パックに書き出される全履歴
見ていなくても、時計は動き続けます。
審査の前に問題になることの多くは、誰かの判断ではありません。過ぎてしまった日付です。
記録の保存期間
学生記録は貴社が設定した期間だけ保持します。起点はファイルの作成時ではなく、最終活動日です。期間内の記録は削除を拒否し、削除できるようになる日付を示します。
満足度の記録
学生と提携先が満足していたことの証拠を、到着後やサービス終了後といった契機で集めます。誰かが催促しなくてもファイルが埋まります。
契約の期限
学校との契約には期限があります。サブエージェントとの契約も同じです。どちらも失効前に警告が出ます。審査の最中に気づくことはありません。
スタッフとサブエージェントの研修
職業倫理と、実際に助言している移民手続きそのものについての研修です。修了証は有効期限とともに保存し、事前に警告します。
コース情報の鮮度
学費と入学要件は毎年変わります。12 か月以内に確認していないコースは昨年の価格を提示していることになり、取扱校リストはそれをその記録上に明示します。
パスポートの残存期間
記録の問題ではありませんが、静かに一件の送り出しを失わせるものです。6か月前に警告し、3か月を切ると緊急として扱います。