01
運営体制と費用
エージェントが実在し、きちんと運営されている事業体であること。学生が目にするお金が透明であること。読める料金表、平易に書かれた返金規定、そして後から現れる請求がないことです。
Visatory では
- 返金規定を添えて版を管理した料金表
- 学生が見た版を指す、学生ごとの開示記録
- スタッフの記録、役割、拠点の構成
- 誰がいつ何を変えたかの監査ログ
記録
次の審査は、ダウンロード一回で終わります。
貴社を審査するのが認定機関でも、提携大学でも、規制当局でも、自社の取締役会でも、問われるのは同じ5つの問いの言い換えです。Visatory はカウンセラーが働くそばから答えを記録します。後から用意するのは、二週間の捜索ではなく書き出し一回です。
ソフトウェアがエージェントをコンプライアンス適合にすることはできませんし、Visatory もそう主張しません。責任は貴社にあります。この製品が行うのは、日付と氏名の付いた記録を残すことです。それによって、貴社は自らの仕事を示せます。
審査担当者が求めるものは、ここにあります。
02
募集の誠実さ
エージェントが学生に伝える内容が事実であること。広報が誠実であること。学校の資料は許諾の範囲でのみ使うこと。コースや進路の結果を偽らないこと。そしてサブエージェントが貴社の名で語る内容にも責任を負うことです。
Visatory では
- 各学校の書面による許諾と有効期限を持つ資料ライブラリ
- 学費、出願要件、情報の確認日を備えたコース一覧
- 契約書、研修、身元確認の日付を含むサブエージェント台帳
- 開示できるよう学校ごとに記録したコミッション条件
03
学生と家族への対応
学生と家族が決断の前に十分な助言を受け、その後も支援を受けていること。記録が秘密として扱われること。そして18歳未満の学生には保護者が関わっていることです。
Visatory では
- 学生に紐づき、会話した日付で残るカウンセリング記録
- 同意の台帳と、実際に何を誰へ送ったかを残す別の開示台帳
- 保護者の記録。未登録のまま未成年の出願は提出できません
- 到着後とサービス終了後に自動で送る満足度アンケート
04
学校・提携先との関係
学生を送り出す学校と書面で契約していること。その学校が名乗るとおりの存在であること。そして学生に代わって提出する書類が本物であることです。
Visatory では
- テンプレートの版と双方署名済みの写しを残した契約書
- 各学校の認定機関と確認日、そしてその国の認可番号
- すべての書類の出所と真正性の確認、および用いた方法
- 助言だけを行う AI エッセイセッション。各回に学生の確認書が付きます
05
苦情と解決
苦情に対する実効的な社内手続きがあること。そして審査担当者が実際に読む部分として、苦情がエージェントの働き方の変更につながっていることです。
Visatory では
- 分類、重大度、担当者、日付を備えた苦情台帳
- 苦情を完了にする前に必ず記入する是正措置の欄
- 任意の期間について、記録パックに書き出される全履歴
見ていなくても、時計は動き続けます。
審査の前に問題になることの多くは、誰かの判断ではありません。過ぎてしまった日付です。
記録の保存期間
学生記録は貴社が設定した期間だけ保持します。起点はファイルの作成時ではなく、最終活動日です。期間内の記録は削除を拒否し、削除できるようになる日付を示します。
満足度の記録
学生と提携先が満足していたことの証拠を、到着後やサービス終了後といった契機で集めます。誰かが催促しなくてもファイルが埋まります。
契約の期限
学校との契約には期限があります。サブエージェントとの契約も同じです。どちらも失効前に警告が出ます。審査の最中に気づくことはありません。
スタッフとサブエージェントの研修
職業倫理と、実際に助言している移民手続きそのものについての研修です。修了証は有効期限とともに保存し、事前に警告します。
コース情報の鮮度
学費と出願要件は毎年変わります。12か月以内に確認していないコースは、昨年度の価格を伝えていることになります。一覧でも AI カウンセラーでも、その旨を示します。
パスポートの残存期間
記録の問題ではありませんが、静かに一件の送り出しを失わせるものです。6か月前に警告し、3か月を切ると緊急として扱います。