File Excel hỏng âm thầm trước khi hỏng ầm ĩ.

Công ty nào cũng khởi đầu bằng file Excel, và nó chạy được. Một người, bốn mươi học sinh, một file. Chỗ hỏng đến từ từ và không liên quan đến số lượng. Nó liên quan đến ngày file bị sao chép: một tư vấn viên mang bản riêng về làm ngoại tuyến, một sub-agent nhận một bản rút gọn, ai đó tạo một bản cho kế toán. Từ khoảnh khắc ấy, câu hỏi "có bao nhiêu học sinh đang ở giai đoạn visa" không còn một câu trả lời, mà có mấy câu.

Triệu chứng còn lại là giấy tờ và ghi chép nằm ở một nơi hoàn toàn khác: một ổ đĩa, một hộp thư dùng chung, bốn cái điện thoại. File Excel nói học sinh đang ở giai đoạn visa. Còn đã hứa gì với em ấy, ai hứa, thì nằm trong một cuộc trò chuyện không ai khác đọc được.

Quyết định chuyển cái gì.

Không phải mọi thứ. Một cuộc chuyển đổi cố mang theo năm năm lịch sử sẽ mất bốn tháng rồi đứng lại. Hãy chia dữ liệu thành ba nhóm và đối xử khác nhau.

1. 01Học sinh đang hoạt động. Mọi em có hồ sơ đang chạy hoặc sắp bay. Nhóm này phải chuyển trọn vẹn: mọi giấy tờ, mọi ghi chú, mọi cam kết đã đưa ra. Đây là nhóm duy nhất mà dữ liệu thiếu là nguy hiểm.
2. 02Lịch sử gần. Học sinh nhập học một hai năm qua, và các khoản hoa hồng chưa tất toán. Hãy chuyển những bản ghi mang theo một nghĩa vụ hoặc một khoản tiền dự kiến, phần còn lại thì tóm tắt.
3. 03Lưu trữ. Mọi thứ cũ hơn. Hãy để nguyên tại chỗ, ở một bản chỉ đọc kèm ghi chú nói rõ đó là gì và giữ trong bao lâu. Đừng bỏ công chuyển đổi cho dữ liệu chỉ được giữ vì chưa ai quyết định xoá.

Dọn trước khi chuyển, đừng dọn sau.

Chuyển đổi là thời điểm duy nhất có người nhìn qua từng dòng. Hãy tận dụng. Học sinh trùng dưới hai cách viết tên, học sinh có trạng thái hai năm không đổi, khoản phải thu với những trường không còn làm việc cùng, hồ sơ không có người phụ trách. Hãy sửa ngay trong file Excel trước: dọn dẹp dễ hơn nhiều trong đúng công cụ mà mọi người đã quen.

Xếp lịch quanh kỳ nhập học.

Đừng bao giờ chuyển đổi vào lúc cao điểm. Khoảng trống là quãng lặng sau khi một kỳ đã bay và trước khi kỳ sau dồn lên, với chu kỳ tháng 9 thì thường là tháng 10 đến tháng 12. Một cuộc chuyển đổi làm vào tháng 6 phải cạnh tranh với hạn visa và sẽ thua, và chỗ lùi về bao giờ cũng là file Excel, nghĩa là cuộc chuyển đổi thất bại trong im lặng.

Hãy chạy song song một kỳ nhập học nếu kham được phần trùng lặp, rồi dừng file Excel vào một ngày đã tuyên bố. Chạy song song mà không có ngày kết thúc là cách các công ty đi đến chỗ nuôi cả hai hệ thống suốt hai năm.

Phải đòi cho được ngay từ ngày đầu.

• Giấy tờ gắn với học sinh, có nguồn và ngày tải lên được ghi tự động chứ không phải gõ tay.
• Ghi chú tư vấn nằm trong hệ thống chứ không nằm trong hộp thư cá nhân, vì một ghi chú không ai khác đọc được thì không phải một bản ghi.
• Một định nghĩa duy nhất cho mỗi giai đoạn, và một bước kế tiếp có ngày tháng trên mọi hồ sơ đang chạy.
• Các khoản hoa hồng gắn với học sinh và với mức đã áp dụng, không theo dõi trong một file riêng vốn sẽ lệch trong vòng một tháng.
• Một lần xuất dữ liệu mà công ty đã thực sự chạy và mở ra xem. Hãy làm việc này trong tuần đầu, đừng làm vào ngày công ty có thể muốn rời đi.

Đào tạo trên hồ sơ thật, vào mùa thấp điểm.

Đào tạo trên dữ liệu mẫu chỉ dạy người ta các nút bấm và không dạy gì khác. Hãy đào tạo từng tư vấn viên trên chính học sinh đang chạy của họ, trong đúng tuần họ chuyển các em ấy sang, để việc đầu tiên họ làm trong hệ thống mới là công việc dù sao họ cũng phải làm. Hãy dự liệu hai tuần đầu sẽ chậm hơn và nói trước điều đó: một đội được hứa nhanh lên ngay mà không thấy nhanh sẽ kết luận hệ thống dở, trong khi thứ họ gặp chỉ là cái giá bình thường của việc học bất cứ thứ gì.

Thói quen quyết định thành bại.

Chuyển đổi thất bại vì người không dùng, không phải vì dữ liệu. Nếu một tư vấn viên kỳ cựu vẫn giữ một file riêng thì hệ thống đã khuyết ngay từ đầu và mọi báo cáo lấy ra từ đó đều sai. Đó là một quyết định quản lý chứ không phải quyết định kỹ thuật: bản ghi nằm trong hệ thống, và cái gì không nằm trong hệ thống thì coi như đã không xảy ra. Điều đó đáng nói ra thành lời, và đáng kiểm lại sau một tháng.