Chuyển năm năm dữ liệu sang hệ thống mới là một quyết định.

Công ty nào đổi hệ thống cũng gặp đúng một tuần như nhau. Năm năm học sinh nằm rải trong các file Excel, các thư mục, một cơ sở dữ liệu cũ và hộp thư của vài người, rồi ai đó phải quyết cái gì được chuyển sang. Việc này bị coi là một bài toán kỹ thuật có hạn chót, và nó không phải vậy. Đó là lúc công ty quyết định sau này mình nói được gì về chính quá khứ của mình.

Những quyết định ấy không tránh được, và chúng được đưa ra hoặc một cách có chủ đích trong một cuộc họp, hoặc một cách tình cờ bởi người viết đoạn chuyển dữ liệu. Lựa chọn thật sự duy nhất là chọn kiểu nào.

Thực ra đang quyết những gì.

• Những em nào được chuyển sang, và hồ sơ đã đóng từ bốn năm trước có nằm trong đó không.
• Một bản ghi thiếu dữ liệu thì xử lý ra sao: bỏ đi, chuyển sang kèm chỗ trống, hay chuyển sang kèm một dấu ghi rõ thiếu gì.
• Khi ba file Excel mâu thuẫn nhau về một ngày hay một khoản phí thì file nào được coi là đúng.
• Giấy tờ có đi cùng bản ghi không, hay nằm lại trong một thư mục không ai mở nữa.
• Hệ thống mới nói lịch sử của một bản ghi là gì, khi hệ thống cũ vốn chẳng ghi lịch sử nào cả.

Mục thứ ba là chỗ đau nhất. Nguồn dữ liệu mâu thuẫn nhau là chuyện bình thường, và bản năng là chọn file mới nhất. File mới nhất thường lại là file có người sửa để làm báo cáo, còn file cũ nhất mới là file viết ngay tại thời điểm đó.

Đừng lặng lẽ làm đẹp dữ liệu.

Cám dỗ lớn nhất khi chuyển dữ liệu là dọn dẹp. Điền các ngày còn thiếu bằng một giá trị nghe hợp lý. Đặt mọi hồ sơ không có kết quả thành đã đóng. Làm tròn một khoản phí trông có vẻ sai. Mỗi việc trong số đó biến một chỗ trống trung thực thành một lời sai được nói bằng giọng chắc nịch, và sáu tháng sau thì không còn phân biệt được nó với dữ liệu thật.

Hãy chuyển cả chỗ trống sang. Một trường để trống là một phát biểu đúng về những gì công ty biết. Một trường điền bằng phỏng đoán là một phát biểu sai, và đó đúng là loại chuyện sẽ trở nên rất tệ khi bản ghi được đem ra làm bằng chứng cho một việc quan trọng.

Chạy ba lượt.

Một lần chuyển dữ liệu chỉ chạy một lượt, đúng vào ngày hẹn, là một lần chuyển không có đường lui. Cách làm hiệu quả là ba lượt, và hai lượt đầu mới là nơi tìm ra mọi thứ.

1. 01Một lượt mẫu chừng năm mươi bản ghi, chọn có chủ đích để gồm cả những bản rối nhất, rà từng trường bởi người nắm hồ sơ.
2. 02Một lượt chạy thử đầy đủ vào một bản sao, rồi đếm: bao nhiêu học sinh, bao nhiêu bộ hồ sơ, bao nhiêu giấy tờ, so với số đếm trong hệ thống cũ.
3. 03Lượt chạy thật, giữ hệ thống cũ ở trạng thái đọc được thay vì xoá, ít nhất trọn một chu kỳ.

Việc đếm ở lượt thứ hai là thứ giá trị nhất trong cả quá trình. Một lần chuyển dữ liệu làm mất bốn phần trăm số bộ hồ sơ sẽ không tự báo. Nó bị phát hiện một năm sau, bởi một người đang đi tìm đúng một học sinh.

Những phần không bao giờ chuyển sạch.

Ghi chú.

Phần chữ tự do là nơi lịch sử thật sự nằm, và cũng là thứ ít cấu trúc nhất trong hệ thống cũ. Vẫn đáng chuyển kể cả khi nó rơi vào một trường dài dằng dặc, vì một bạn tư vấn đọc lại hồ sơ sau hai năm cần biết người ta đã nói gì, chứ không chỉ cần biết cái gì đã được ghi nhận.

Tiền.

Phí, khoản thu và hoa hồng trong file Excel thường thiếu đơn vị tiền, thiếu ngày, hoặc thiếu sự phân biệt giữa cái đã xuất hoá đơn và cái đã nhận được. Hãy quyết quy tắc trước khi chuyển, đừng quyết theo từng dòng trong lúc chuyển.

Con người.

Có những hồ sơ thuộc về các bạn tư vấn đã nghỉ. Hãy gán chúng cho một người có thật thay vì để trống, vì một hồ sơ không có người phụ trách là hồ sơ sẽ không bao giờ có ai mở lại.

Cần viết lại những gì.

Một tài liệu, viết trong lúc chuyển chứ không phải sau: đã mang sang những gì, đã loại trừ những gì và vì căn cứ nào, nguồn nào thắng ở chỗ các nguồn mâu thuẫn, và biết chắc đang thiếu những gì. Hai trang là đủ.

Đó là tài liệu trả lời câu hỏi mà mọi lần chuyển dữ liệu rồi cũng sinh ra, tức là vì sao con số cũ và con số mới lại khác nhau. Không có nó, không ai phân biệt được câu trả lời là một lỗi kỹ thuật hay một quyết định.