Viết rõ biểu phí trước khi thu đồng nào.

Đọc một năm khiếu nại ở gần như bất kỳ công ty nào cũng thấy một quy luật. Rất ít khiếu nại về chất lượng tư vấn. Phần lớn về khoản tiền gia đình nói không biết là phải trả, hoặc khoản tiền họ tưởng được nhận lại mà không nhận được. Cả hai đều là lỗi công bố thông tin, và cả hai đều ngăn được bằng một văn bản đưa vào một thời điểm.

Biểu phí cần có gì.

Không chỉ các khoản công ty thu. Gia đình đang cố trả lời một câu hỏi, là tổng cộng cái này hết bao nhiêu, và một biểu phí chỉ liệt kê phí dịch vụ của công ty là trả lời một câu không ai hỏi.

• Phí dịch vụ của công ty, bao gồm những gì, và không bao gồm những gì, nói rõ.
• Từng phần đến hạn khi nào và cái gì kích hoạt: lúc ký, lúc nộp hồ sơ, lúc có offer, lúc có visa.
• Các khoản của bên thứ ba mà gia đình trả trực tiếp: phí nộp hồ sơ, tiền cọc, bảo hiểm y tế, lệ phí visa, sinh trắc học, khám sức khoẻ, dịch thuật, chuyển phát, lệ phí thi.
• Khoản nào công ty thu hộ và khoản nào gia đình tự trả, vì điều đó quyết định họ đòi hoàn tiền ở đâu.
• Loại tiền của từng khoản và ai chịu chi phí quy đổi, chuyển tiền.
• Mọi khoản hoa hồng công ty nhận từ trường liên quan đến việc nhập học của em ấy. Hãy nói thẳng. Gia đình biết điều đó từ người khác sẽ mặc định là công ty đã giấu.

Chính sách hoàn tiền cần có gì.

Chính sách hoàn tiền hỏng khi được viết như những nguyên tắc. Hãy viết theo tình huống, vì tình huống mới là thứ gia đình thực sự gặp.

1. 01Học sinh rút khi chưa nộp hồ sơ nào.
2. 02Học sinh rút sau khi đã nộp hồ sơ nhưng chưa có offer.
3. 03Học sinh không được trường nào nhận.
4. 04Học sinh được nhận, đã đóng cọc, và bị từ chối visa.
5. 05Học sinh được nhận rồi đổi ý.
6. 06Học sinh dời sang kỳ nhập học sau.
7. 07Công ty không thực hiện được: một quan hệ đối tác chấm dứt, một chương trình đóng lại.

Với mỗi tình huống: khoản nào hoàn được, khoản nào không, áp dụng hạn nào, và hoàn mất bao lâu. Các khoản của bên thứ ba theo điều khoản của chính bên đó, và biểu phí phải nói rõ như vậy, vì điều khoản tiền cọc của trường thường chặt hơn của công ty và gia đình sẽ mặc định ngược lại.

Công bố khi nào.

Trước lần thanh toán đầu tiên, và ở dạng gia đình giữ lại được. Trên thực tế nghĩa là vào cuối buổi tư vấn có nội dung đầu tiên, sớm đủ để gia đình vẫn rút lui được mà không mất gì, và chính vì thế nó tạo cảm giác khó nói, và cũng chính vì thế nó phải diễn ra đúng lúc đó.

Hãy công bố lại mỗi khi biểu phí đổi hoặc kế hoạch đổi. Học sinh chuyển từ nước này sang nước khác có bức tranh chi phí khác và cần một biểu phí mới, không phải một lời sửa miệng.

Ngôn ngữ và việc hiểu được.

Hãy đưa biểu phí bằng đúng ngôn ngữ đang dùng để tư vấn cho gia đình. Một biểu phí tiếng Anh trao cho phụ huynh đang được tư vấn bằng tiếng Việt là một thủ tục hình thức, không phải một lần công bố, và mọi người trong phòng đều biết điều đó. Nếu học sinh dưới mười tám tuổi, người trả tiền phải nhận trực tiếp chứ không nhận qua học sinh.

Sub-agent dùng biểu phí của công ty.

Nếu một đối tác tuyển sinh cho công ty, gia đình phải nhận đúng biểu phí đó, trong đó thể hiện cả khoản phí sub-agent thu lẫn khoản của công ty. Một gia đình trả hai khoản phí mà họ không biết trước là con đường nhanh nhất đến một khiếu nại không bào chữa nổi, vì từ phía gia đình, từ đầu đến cuối chỉ có một công ty.

Biên lai và ai đang giữ tiền.

Hãy xuất biên lai cho mọi khoản thu, ghi rõ thu cho việc gì và đó là phí của công ty hay tiền công ty chuyển tiếp cho bên thứ ba. Tiền giữ hộ học sinh phải nhận diện được là của em ấy chứ không trộn vào vốn lưu động, đó là một cách bố trí kế toán cần thiết lập cùng kế toán của công ty, và nó là ranh giới giữa việc hoàn tiền chỉ gây bất tiện và việc hoàn tiền không thể thực hiện trong tháng được yêu cầu.

Phép thử khó chịu.

Hãy chọn một học sinh đã nhập học năm ngoái. Trong vòng một phút, công ty có đưa ra được đúng biểu phí em ấy đã xem, ngày em ấy nhận, và phần xác nhận của em ấy không? Nếu không, chính sách thì có mà thực hành thì không, và thực hành mới là phần duy nhất người ta dựa vào được.