Kỳ nhập học tháng 9 được quyết từ tháng 1.

Các công ty hay nói về kỳ nhập học như thể đó là mùa tự đến. Không phải. Kỳ nhập học tháng 9 là một dự án có ngày kết thúc cố định và một đường găng đã biết, và biến số thật sự duy nhất là công ty đã tính ngược từ ngày khai giảng, hay tính xuôi từ lúc khách tình cờ liên hệ.

Đường tính ngược dưới đây viết cho kỳ khai giảng tháng 9 ở bán cầu bắc. Hãy dịch chuyển cho kỳ tháng 1 hoặc tháng 2; cấu trúc không đổi.

Tháng 9: điểm cố định.

Lớp bắt đầu. Học sinh phải có mặt ở nước đó, đã nhập học và đã có chỗ ở. Hãy tính ngược từ ngày này, đừng tính từ hạn nộp hồ sơ, vì ngày đến nơi mới là điều gia đình quan tâm và là ngày duy nhất không dời được.

Tháng 8: đến nơi và chặng cuối.

Vé máy bay, xác nhận chỗ ở, lo xong kết nối lúc đến nơi, buổi dặn dò trước khi bay đã làm, trao đổi số liên lạc khẩn cấp. Tháng 8 không nên có bất ngờ nào. Nếu tháng 8 mà kết quả visa còn treo thì hồ sơ đó đã trễ từ tháng 4.

Tháng 6 đến tháng 7: kết quả visa.

Đây là đoạn cao điểm, và là chỗ năng lực xử lý vỡ trận. Lịch phỏng vấn và chỗ hẹn nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty, và tệ nhất đúng vào lúc này. Mỗi tuần kéo được một hồ sơ lên sớm hơn khung này là một tuần rủi ro được gỡ đi. Cái gì đặt được thì đặt ngay khi đặt được.

Tháng 4 đến tháng 6: nộp hồ sơ và offer.

Nộp hồ sơ, gỡ điều kiện, đóng cọc, nhận xác nhận ghi danh. Hai thứ quyết định giai đoạn này êm hay không: giấy tờ có được gom từ mùa xuân không, và offer có điều kiện có người đứng tên đi thúc không. Một offer có điều kiện không có người phụ trách sẽ nằm im cho tới khi ai đó để ý ra vào tháng 7.

Tháng 2 đến tháng 4: chọn trường và giấy tờ.

Giai đoạn có đòn bẩy lớn nhất, và là giai đoạn các công ty hay bóp lại. Chốt danh sách trường với gia đình, có kết quả thi hoặc đã đặt lịch thi, xin bảng điểm từ trường, kiểm hạn hộ chiếu và làm lại nếu cần, bàn chuyện tiền một cách thẳng thắn và bắt đầu để tiền nằm đủ ngày ở những nước có yêu cầu đó.

Tháng 1: tư vấn và năng lực.

Chuyển khách liên hệ thành các buổi tư vấn, bàn thẳng về nước đến và ngân sách, đưa biểu phí bằng văn bản, và phần hay bị bỏ qua là lên kế hoạch năng lực của chính công ty.

Hãy đếm mỗi tư vấn viên gánh được bao nhiêu hồ sơ đang chạy xuyên qua đoạn cao điểm tháng 6 mà không rơi em nào. Nhân lên. Đó là trần của kỳ nhập học. Tuyển vượt trần không tạo ra thêm học sinh nhập học; nó tạo ra đúng chừng ấy học sinh nhập học và nhiều khiếu nại hơn. Nếu trần thấp hơn mục tiêu thì quyết định của tháng 1 là tuyển thêm người, thu hẹp danh mục nước đến, hoặc chấp nhận một kỳ nhỏ hơn, chứ không phải là hy vọng.

Ba thứ đáng đo trong lúc chạy.

• Số ngày từ lúc khách liên hệ đến buổi tư vấn đầu tiên. Đây là con số âm thầm quyết định tỷ lệ chuyển đổi, và là con số dễ sửa nhất.
• Số hồ sơ đứng yên quá mười bốn ngày mà không có bước kế tiếp có ngày tháng. Không phải hồ sơ chậm, mà là hồ sơ đứng. Phân biệt đó chính là điểm mấu chốt.
• Số giấy tờ còn thiếu trên mỗi hồ sơ, theo tuần. Nó phải giảm đều từ tháng 3. Nếu tháng 5 vẫn nằm ngang thì kỳ nhập học đã có vấn đề rồi mà chưa ai nói ra.

Tính trước các kỳ nghỉ trước khi chúng làm mình bất ngờ.

Trường nghỉ, lãnh sự nghỉ, và văn phòng của chính công ty cũng nghỉ. Hãy đặt lịch nghỉ lễ của nước đến, lịch nghỉ trong nước, và lịch nghỉ phép của đội lên trên tiến độ ngay từ tháng 1, sẽ thấy hai ba tuần mà một bước tưởng mất năm ngày sẽ mất ba tuần. Hãy dời những bước đó lên sớm thay vì phát hiện ra ngày nghỉ vào đúng hôm cần. Đây là đoạn kém thú vị nhất bài này và nó ngăn được nhiều vụ cháy nhà tháng 8 hơn mọi đoạn khác.

Chạy hai kỳ nhập học cùng lúc.

Đến tháng 4 thì công ty đồng thời đang tư vấn cho kỳ tháng 1. Hai kỳ nhập học chồng lên nhau trong mọi cuốn lịch, và kỳ xa hơn bao giờ cũng thua, vì hạn gần hơn thì la to hơn. Hãy bảo vệ nó một cách tường minh: một tỷ lệ cố định thời gian tư vấn mỗi tuần thuộc về kỳ sau và không được mượn, do một người có tên giữ chứ không do thiện chí giữ. Nếu không thì kỳ tháng 1 sẽ được lên kế hoạch vào tháng 11, và tháng 11 là quá muộn vì đúng những lý do đã làm tháng 9 quá muộn.